Онлайн-фасилитация — это для бедных

Именно с таким убеждением я жил до всех известных изменений 2020 года. Я был четко убежден в том, что действительно самый ценный тренинг может пройти только очно и, если группе людей нужно прийти к совместному решению, его нужно делать только очно, и это требует затрат. Я отказывался от онлайн-активностей и настаивал на очных мероприятиях.

В моей работе много активности, связанной с обучением людей и с проведением фасилитационных сессий, во многом -- это и есть моя работа (но не во всем) и от онлайн-форматов у меня было только ощущение скуки и бесполезности.

В какой-то момент оффлайн отрубили и пришлось адаптироваться. И уже после длительного нахождения дома пришло осознание -- мир никогда не вернется в исходное состояние. Мы вернемся в офисы, мы вернемся к более привычному режиму существования, но мир не вернется назад и онлайн -- это не решение для уменьшения стоимости, а наша новая норма.

Оказывается, что люди в онлайне никак не отличаются от людей в оффлайне. Энергию встречи можно поддерживать в онлайне и приходить к ценным совместным решениям. Как это можно сделать? Давайте попробуем структурировать.

Рабочее место

Я начну далеко от фасилитации, а именно: с организации постоянного рабочего места дома. Это может показаться странным -- мы уже больше чем полгода на удаленке, но удивительно, что многие об этом не задумались. Здесь у каждого свои вкусовые предпочтения -- кто-то работает на стационарном компьютере, кто-то -- исключительно на маке, а кто-то хочет только с трекпадом, а не мышкой. Воссоздайте эту ситуацию дома -- сделайте так, чтобы ваше рабочее место соответствовало тому, как вы привыкли работать. И это действительно важно для того, чтобы эффективно проводить встречи в качестве фасилитатора. Мой стандарт рабочего места -- быстрый ноутбук (винда или мак), второй монитор над ноутбуком, мышь для винды и трекпад для мака, наушники-капли. Пришлось закупиться, подвигать мебель, но получившийся результат оказался прекрасен -- мне очень нравится работать дома и я полностью сфокусирован на работе.

Софт

С точки зрения своих скиллов также необходимо отлично понять, как пользоваться инструментами онлайн-работы. Надо понимать, что тут работают достаточно хорошо вкусовые предпочтения фасилитатора -- набор в целом весьма индивидуален. Я для себя выработал свой набор и делюсь им (а еще коротко говорю, почему именно он):

1. Zoom. В отдельном представлении не нуждается, качественный и стабильный инструмент для онлайн-встреч, в котором есть ключевая для меня фича -- разделение на сессионные комнаты.
2. Miro (версия консультант) -- отличный онлайн-инструмент для коллаборации, который, кажется, умеет все. Также я его сильно полюбил для того, чтобы структурировать свои мысли, и он стал классным хранилищем информации.
3. Google sheet -- удивительным образом, но типовой и бесплатный инструмент от google очень недурно справляется с онлайн-коллаборацией. Использую его для таблиц, в которых необходимо прямо на встрече оперативно какие-то вычисления произвести.

Этого набора хватает для того, чтобы провести любую встречу из тех, которые являются моими рабочими запросами.

Дизайн-сессии

Онлайн, безусловно, внес некоторые изменения в то, как люди посещают встречи, но изменило ли это саму фасилитацию как сущность?

Фасилитатор вносит во встречу 4 ценности:

1. Полноценное участие.
2. Взаимопонимание.
3. Взаимпоприемлемые решения.
4. Общая ответственность.

Давайте подумаем -- полноценное участие. Часто ли мы на встречах отключаем видео и микрофон и идем делать что-то? Может быть, делать другую задачу, может быть, делать какие-то домашние дела. Это -- не полноценное участие, конечно. Фасилитаторы имеют несколько инструментов, чтобы добиваться полноценного участия -- на встрече присутствуют только те, кто хочет на ней присутствовать. Четкие и ясные цели и ожидаемые результаты встречи, специфические правила для онлайна, которые говорят о том, что человек включен. Другими словами -- ничего такого, чтобы онлайн отрезал.

Взаимопонимание находится в плоскости взаимодействия людей, онлайн не мешает этому, и оно остается так же, как и в оффлайне.

Достижение взаимоприемлемых решений реализуется за счет навыков и инструментария фасилитатора, который необходимо перенести в онлайн. Грубо говоря, если инструмент раньше был нарисован на флипчарте, то теперь он в miro.

Общая ответственность также может реализоваться через правила и конкретные инструменты. Наверное, по опыту это самая сложная часть для фасилитатора, который работает в онлайне -- "паузы" после ваших вопросов становятся еще более существенными и провоцируют многих ее заполнять. Но все равно, это реализуется через онлайн.

То есть сама сущность фасилитации не зависит от того, работаете вы очно или в онлайне. Но вашу жизнь как фасилитатора на встрече можно значительно упростить за счет введения некоторых правил. С удовольствием делюсь им (и коротко обосновываю):

1. С одного компьютера один человек -- это то, с чем сталкивались раньше -- команда собралась в оффлайне и подключила своих удаленных коллег. Часто принятие решений остается в комнате, а люди "в ноутбуке" лишь наблюдатели процесса -- это убивает динамику и вовлеченность.
2. Подключаться с компьютеров -- некоторые коллеги подключаются с телефонов и потом испытывают трудности при работе с miro. Заложите время на переподключение людей, сообщайте заранее об этой вашей просьбе (но время все равно заложите).
3. Весь контент отображается на miro -- старайтесь делать так, чтобы не было контента, который не был бы визуализирован. Это здорово помогает, если вдруг участник отошел, потерял контекст встречи -- а еще это готовый follow up встречи без допусилий :).
4. Видео всегда включено -- обычно горячие дискуссии возникают именно на этом пункте. Да, мы сидим дома, да мы могли проснуться за 10 минут до встречи, да у нас дети дома, кошка лежит на клавиатуре а собака пытается выжать с кресла. Давайте уже посмотрим правде в глаза -- так происходит у всех, мы в равном положении и мир никогда не был более толерантен ко всему этому. Я смотрю не на ваш фон, я смотрю на вас -- мне важно то, как вы реагируете на мои слова. Я могу легко по видео понять, понял меня человек или нет вне зависимости от того, что он сказал. Давайте включать видео и выглядеть немного более человечно в мире онлайна.
5. Аудио всегда включено -- примерно те же мысли у меня касательно аудио. Если видео помогает получить много невербальных реакций, то аудио, соответственно, вербальных.
6. Ну и, все правила, которые касаются конструктивного поведения на встрече, также имеют место быть.

Если выше мы говорили о тех правилах, которые стоит вводить в онлайн-встречах, то сейчас я хочу поделиться своими набитыми шишками как фасилитатора онлайн-встреч и позволить не совершить эти ошибки, а совершить другие :)

1. Добейтесь явного коммитмента от каждого участника встречи касательно агенды, формата и правил. Это важно в оффлайн-формате также, но обычно в начале встречи в онлайне сложно раскачать людей на ответ, донесите, что это крайне важно, чтобы каждый прочитал, осознал и действовал по таким правилам и в явной форме сказал, что он согласен или не согласен.
2. Детально проработанные miro boards. Не стесняйтесь на детали и на альтернативные пути (их всегда можно прикрыть). Постарайтесь по максимуму избежать такого момента, когда вся группа наблюдает за тем, как вы что-то делаете в инструменте. Это сильно уменьшает динамику группы.
3. Сохранять молчание становится сложнее. Молчание -- это инструмент предоставления пространства для группы, который они потом используют в своих целях. Этот этап обучения фасилитаторов один из самых сложных, в онлайне паузы между фразами становятся иногда некомфортно долгими и начинающие фасилитаторы бывают к этому не готовы и совершают ошибку, заполняют пространство своей речью. К тому, что онлайн медленнее, нужно быть готовым.
4. 1 час длительности оффлайн-встречи эквивалентен примерно 1.5 часам онлайн-встречи. Это соотношение я предлагаю брать коллегам для того, чтобы планировать встречи и попадать в ожидаемые результаты. Цифра не имеет никакого научного обоснования, а лишь аккумулированные мои данные похожих встреч в онлайне и оффлайне. Стоит отметить, что при формировании фасилитационной карты я исхожу из умеренно-пессимистичного сценария длительности, то есть чаще встреча закончится раньше, чем я предполагал по таймингу, и от этого соотношение может быть завышено.
5. Избегать открытых дискуссий. Актуально и для оффлайна, но важно понимать, что в онлайне дискуссия даже на 5 человек уже может быть сложна, и с точки зрения онлайн-фасилитации я бы сказал, что оптимальное число людей в малых группах (если вы используете такой формат работы с аудиторией) то это 3 человека.
6. Если сессия длительная и нетиповая с большим количеством малознакомых людей, то воссоздайте опыт больших оффлайн-встреч. Например, обычно в начале таких сессий есть кофе-брейк до мероприятия, где участники предстоящего мероприятия пьют кофе и знакомятся (тем самым, кстати, нанося огромную пользу для фасилитаторов будущего события). Почему так не сделать в онлайне? Например, пишете что начало мероприятия в 10.00, конференция zoom начнется в 9.30 -- будем пить кофе и общаться на отвлеченные темы. Аналогично можно поступить с окончанием мероприятия -- не закрывать конференцию, а дать людям пообщаться на те темы, которые их также беспокоят. Кто знает, когда они еще соберутся в таком составе?
7. И последнее, но не по значимости -- не забудьте залочить объекты в miro. Нет, вы наверное не поняли важность этого пункта. ОБЯЗАТЕЛЬНО ПРОВЕРЬТЕ ЗАЛОЧЕНЫ ЛИ ОБЪЕКТЫ В ДОСКЕ. Я до сих пор совершаю эту ошибку, и каждый раз это вызывает колоссальные трудности. Проблема том, что когда вы запустите, например, 25 человек на доску и они начнут вместо того, чтобы перемещаться по доске, двигать объекты, то назад дороги уже не будет. Вам придется голосом останавливать все активности (либо вообще резать доступ по ссылке) и в онлайне на 25 человек расставлять элементы назад, понятно что группу в этот момент мы теряем.

Это то, что я для себя отметил за уже почти год работы удаленно. Я буду дорабатывать свой онлайн и улучшать его со временем, поэтому не исключаю, что статья будет обновляться и видоизменяться. Я искренне верю в то, что писал выше -- мы вернемся в офисы, но жизнь не вернется к норме, мы уже в новой норме. И очень хочется, чтобы это новая норма была классной, чтобы в ней были классные, полезные встречи, на которые хочется идти и в которых хочется участвовать.