Устранение проблем учета и предотвращение их появления
В данной статье будет дано описание, как выявлять, устранять и предотвращать дальнейшее возникновение ошибок учета. Описание будет дано с точки зрения программиста, но для ознакомления может быть полезно и другим сотрудникам. Статья предназначена для программистов 1C, администраторов БД 1C, консультантов и специалистов по учету, в том случае, если практически учет ведется в 1C.
О чем данная статья
Статья рассказывает о выявлении, устранении и предотвращении ошибок в учете. Процесс рассмотрен на примере возникновения отрицательных свободных остатков.
1. Выявление проблемы
Вопрос первый: а есть ли проблема, и как это понять? С точки зрения системы, проблема есть, если работа одного пользователя (или результат работы) мешает осуществлять работу другому пользователю, при этом данная ситуация не описана и не является нормативной (согласованной со всеми участниками процесса).
Проблема может быть выявлена следующими способами:
1.Анализ системы одним или группой сотрудников.
Какую-либо структурированную технологию анализа (для всех возможных проблем) предложить сложно, поскольку она зависит от особенностей учета и особенностей БД в конкретной организации. Можно выделить признаки возникновения проблемы: 1.1. Не сходятся отчеты, которые должны сходиться. 1.2. Не сходятся цифры, которые, согласно учету, должны сходиться, например, Свободный остаток = Общий остаток - Резерв. 1.3. Остатки не должны быть отрицательными (не всегда справедливо, например, остаток по регистру взаиморасчетов может быть отрицательным): например, по товарам, резервам. 1.4. Анализ отдельных бизнес процессов и вариантов их выполнения.
2.Жалобы пользователей по этому вопросу или по другому, возникшему вследствие данной ситуации: 2.1. Не проводится документ. 2.2. Некорректно работает отчет: свободный остаток отрицателен (как это может быть?)
2. Устранение проблемы
Устранение проблемы начинается с выявление всего массива проблем (проблемных позиций, документов).
Например, в случае с отрицательными свободными остатками, в УТ 10.3 достаточно сформировать отчет "Анализ доступности товаров на складах" с отбором по свободному остатку меньше 0.
Когда весь массив проблем выявлен, рекомендуется сделать следующее:
- Если есть возможность выявить причины их возникновения, например, для свободных отрицательных остатков в типовой базе причиной может быть изменение документов задним числом, причем не только документов, делающих или снимающих резерв, но и документов поступления или списания товаров со склада. Выявленные причины понадобятся для предотвращения дальнейшего возникновения проблемы.
- Исправить существующие проблемы – в нашем примере отменить лишний резерв по проблемным позициям, для чего может понадобиться согласование с руководителями отделов продаж для того, чтобы резерв был снят с наименьшим ущербом бизнесу.
3. Предотвращение дальнейшего (повторного) появления проблемы
Для предотвращения дальнейшего появления проблемы рекомендуется: 1. Настроить мониторинг проблемы (если проблем может быть несколько, то желательно в одном окне). Пример такой обработки (группы отчетов). 2. Прописать код, который будет препятствовать возникновению проблемы. Для данного примера код располагается в обработчике проведения документа (процедура проверки располагается в модуле проведения документа). Или решить вопрос изменением прав (запрет неоперативного проведения) и административным способом (если нужно поменять документы задним числом, для этого выделяется отдельный человек или несколько, у которых есть инструменты проверки своих действий и которые отвечают в т. ч. и за не возникновение описанных заранее проблем).
Отслеживать по мониторингу возникновение уже устраненных проблем – это необходимо для того, чтобы исключить ситуации повторного возникновения проблем вследствие неполного их устранения.
