Применение RPA в финансах и бухгалтерии

Программные роботы получают всё более широкое распространение, поскольку они позволяют значительно сократить время на выполнение трудоёмких задач. Справляются ли они с бухгалтерией и финансами — направлениями, где самое важное — это точность и корректность данных? Рассмотрим на девяти примерах из практики компаний.

Роботизированная автоматизация процессов или RPA — это программные роботы, которым не нужны перерывы на кофе, они не устают и не теряют концентрацию после того, как решили сотую по счёту математическую задачу, справившись до этого с 99 такими же. Другими словами, RPA отлично подходит для тех утомительных задач, которые часто встречаются в работе финансового и бухгалтерского отделов.

На протяжении многих лет компании пытаются найти способ, как улучшить положение дел в этих отделах с помощью корпоративных систем, инструментов отчётности и временных мер, направленных на устранение повторяющихся действий, совершаемых вручную.

Мнение Джереми Дина, руководителя RPA в бухгалтерской компании Mazars в США: «К сожалению, эти способы решали множество других проблем, но никак не помогали устранить две основные, которые существуют в финансах и бухгалтерии. Первая — как загружать данные в системы, а вторая — как провести «закрытие месяца». Сейчас многие осознают, что автоматизация решает эти две проблемы».

КАК РАБОТАЕТ RPA

Чтобы уменьшить количество ошибок и выполнять повторяющуюся объёмную работу, RPA использует также возможности искусственного интеллекта. Преимущество RPA в том то, что не нужно автоматизировать весь процесс целиком, а лишь определённые части многоэтапного процесса.

Деннис Гэннон, вице-президент консультационного направления компании Gartner говорит, что для автоматизации наиболее пригодны процессы, основанные на правилах. Здесь RPA даёт быстрые результаты и выступает в качестве цифровой клейкой ленты.

«RPA хорошо справляется с «узкими местами», которые возникают в трудоёмких процессах, где требуется множество часов ручного труда», — сказал Гэннон.

Он говорит, что, скорее всего, RPA получит широкое распространение как средство автоматизации процесса «от покупки до оплаты». Начав с данных операций, финансовые отделы смогут зафиксировать первые результаты и получить обратную связь о том, что работает хорошо, а затем приступить к другим задачам, которые также легко автоматизировать.

Что касается страхов остаться без работы из-за автоматизации, то в таком случае важно подключать сотрудников финансовых отделов на RPA-проекты, чтобы снизить их опасения и позволить им обнаружить новые перспективы. Начать можно с того, что управляющие проектов будут на пару дней в месяц вовлекать сотрудников в процессы автоматизации, чтобы они практиковались вводить новых роботов в производственную среду. В течение оставшегося времени они будут подмечать, как работает робот, и определять любые ограничения и проблемы при его использовании. Это откроет для них другие направления для автоматизации их работы.

RPA состоит из программных роботов, которые представляют собой шаблоны из многократно повторяющихся действий. Робот подражает обычным для человека функциям: чтение текста в приложении, копирование информации и перенос её в другое приложение. Чтобы создавать, следить, управлять, повторно использовать и сохранять роботов и произведённые ими действия, IT-отделы используют RPA-платформы.

Самые простые роботы фиксируют механические действия человека и копируют их. Это в каком-то роде образец, на его основе разработчик создаст более сильного робота, который не сломается, если немного поменять экран приложения. Часто роботы дополняются другими технологиями искусственного интеллекта. Например, чтобы переносить текст с бумажного документа, используется оптическое распознавание символов (OCR), а чтобы сопоставить поля в счёте с полями в приложении — машинное обучение. Такое объединение иногда называют интеллектуальной автоматизацией процессов.

RPA также дополняет ряд других технологий. Иногда IT-отделы используют low-code/no-code фреймворки, чтобы создавать легкие автоматизации, которые реализуются как код, платформы управления API или модель «платформы как услуги», что обеспечивает прямое взаимодействие, которое работает гораздо быстрее, чем RPA. Однако у RPA есть доступ к любому приложению, доступному человеку, и в этом его преимущество перед другими технологиями.

СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ RPA

Компании доверяют роботам решение специфических задач в рамках крупных процессов. Они могут:

• получать доступ к приложениям;
• принимать решения на основе правила если/то;
• перемещаться по приложениям;
• писать и отправлять электронные письма;
• считывать структурированные данные из документов;
• открывать файлы и вложения;
• копировать и вставлять информацию.

Ниже приведены девять реальных случаев применения RPA в финансах и бухгалтерском учёте.

1.АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Внедрение RPA трудно масштабировать. Одна из сложностей состоит в том, чтобы позволить финансовым отделам легко создавать новых роботов, но этот процесс должен иметь определённые рамки.

«Чтобы решить эту проблему, компания Hewlett Packard Enterprise (HPE) создала централизованную бот-инфраструктуру», — рассказывает Сандип Сингх, руководитель отдела финансового контроля и качества и RPA CoE многонациональной IT-компании, расположенной в городе Сан-Хосе в Калифорнии. Его команда создала бот-платформу на базе WorkFusion, что упрощает процесс развёртывания автоматизации, позволяет создавать роботов, отслеживать и получать сведения об ошибках. Сотрудники создали фреймворк для внутреннего управления, чтобы все заинтересованные стороны могли получать данные об аудите, бизнес-комплаенсе, IT и финансах.

Сингх говорит: «Это удобно как руководителям, так и внешним аудиторам, поскольку позволяет внимательно следить за происходящим. Мы постоянно работаем над тем, чтобы никакая информация не прошла мимо нас».

2.СВЕРКА СЧЕТОВ

Сверка счетов между системами необходимое, но крайне скучное занятие.

По словам Сингха, использование RPA принесло HPE наибольшую пользу, так как улучшило ведение журналов и последующую за этим сверку счетов. Эти процессы завязаны на комплаенсе, занимают много времени и включают в себя отличные по своему уровню операции. Например, у разных подразделений внутри структуры HPE существуют свои шаблоны процессов и порядки рассмотрения. Какие-то из этих процессов могут включать в себя функции в рамках ERP-системы. Другие должны соответствовать как требованиям подлинности сделок со стороны аудита и комплаенса, так и требованиям бизнеса к процедурам утверждения и пороговым суммам.

Перед командой Сигха стояла сложная задача найти правильный баланс между специфическими требованиями бизнеса и строгими правилами аудита и комплаенса, что привело к оптимальному решению, которое возможно автоматизировать с помощью RPA.

«В то время как требования бизнеса не так строги и обсуждаемы, и здесь возможно импровизировать, то с бухгалтерским учётом и компаенсом нужно обращаться крайне деликатно», — говорит Сингх.

3.ОБРАБОТКА СЧЕТОВ

Обработка счетов-фактур — это еще одно примечательное направление для автоматизации.

Каждый месяц бухгалтеры HPE обрабатывают значительные объёмы бумажных счетов-фактур. Они также ответственны за их регистрацию для последующей обработки платежей. Проблемы здесь возникают из-за разных форматов счетов-фактур, качества отсканированных документов и использования других языков в них. В компании объединили технологию оптического распознавания символов и модули WorkFusion для машинного обучения, чтобы сгладить проблемы формата и качества изображения.

Технология оптического распознавания символов помогает преобразовать изображения в последовательный текстовый формат, а затем машинное обучение использует исторические правила, чтобы определить, как информация из счета-фактуры вносится в финансовое приложение. В компании HPE автоматизация также используется для внесения извлечённых данных в систему SAP Ariba для управления закупками.

4.ОБРАБОТКА ЗАКАЗОВ

В зависимости от источника заказа, отличается и сам формат документа.

Джереми Дин считает, что автоматизация ускоряет обработку заказов и исключает человеческий фактор.

Принцип действий здесь схож с обработкой счетов-фактур: технология оптического распознавания символов считывает данные с бумажного носителя, а машинное обучение переносит их в систему. Например, Дин работал над одним проектом для пивоварни, где хотели автоматизировать создание заказов в программе SAP. Их робот получал входные данные в двух разных форматах, проверял полноту введённых данных, затем настраивал в SAP корзину для покупок и отправлял запрос на подтверждение заказа.

5.ИСПРАВЛЕНИЕ НЕТОЧНОСТЕЙ

Как только ошибочная информация попадает в экосистему данных предприятия, она тут же распространяется по всем системам и хранилищам данных. Последующая чистка и корректировка потребует значительных усилий.

Дин уже работал над несколькими проектами. Суть в том, что автоматизация сканирует данные, чтобы быстро и эффективно провести корректировку и выявить ошибки, отправляя их затем на рассмотрение сотрудникам. Обнаружив правильные данные, робот программным способом меняет всю остальную информацию в системе.

Например, Дин работал над одним проектом для логистической компании, где RPA помогала определять неточности между ERP-системой и инструментами отчётности. Для оценки степени расхождения, робот использовал разные правила, чтобы определить, связаны ли возникшие проблемы с исходными данными или они появились уже в готовых отчётах. Конечное решение помечается для рассмотрения и утверждения сотрудником. Робот внесёт изменения с систему, как только их утвердит сотрудник. Такой подход повышает качество данных во всех системах компании.

6.РАБОТА С ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ

Внесение денежных средств — важная функция в ходе обработки дебиторской задолженности. Здесь возникает множество ошибок, например, когда деньги уходят на другой счёт или проводятся по неправильным счетам и счетам-фактурам.

В финансовый отдел HPE поступает огромный поток платежей от клиентов из более, чем 50 стран мира. Все начинается с банковских выписок, которые предоставляются в необходимом формате. Затем их разносят по соответствующим счетам конкретного отдела или группы. RPA помогает автоматизировать считывание информации из выписок и вносить данные в конкретные поля в программу по работе с дебиторской задолженностью.

Сингх рассказывает, что разные форматы, языки и отсутствие определённой информации в выписках стало проблемой для HPE, так как усложняло работу аналитиков по дебиторской задолженности. Решением стала RPA разработка, где используется нечёткая логика, чтобы улучшить распознавание данных, и машинное обучение, позволяющее избежать повторения предыдущих ошибок. Как следствие, возросла точность в процессе внесения денежных средств, и значительно сократилось время обработки.

7.ОБЕСПЕЧИТЬ СОБЛЮДЕНИЕ КОНТРАКТНЫХ УСЛОВИЙ

В комплаенсе особенно важно, чтобы поставщики придерживались оговоренных ранее условий. И это ещё один замечательный аргумент в пользу RPA. Например, с его помощью, сотрудники контрактного отдела в HPE автоматизируют множество операций, связанных с исполнением контрактных обязательств.

Сингх определяет эту работу как крайне обременительную и скучную, которая к тому же выполняется вручную.

Используя технологию обработки естественного языка, робот сканирует все контракты и заказы на поставку и извлекает необходимую информацию по скидкам, перерасчётам и неустойкам. Затем робот сравнивает эти данные с данными из ERP-системы компании, чтобы выявить пробелы и неточности.

8.ОТЧЁТ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ

Рассмотрим, как еще можно применить RPA.

Маниш Чоула, заместитель директора по управлению эффективностью бизнеса в международной консалтинговой компании Protiviti, говорит, что многие компании автоматизируют создание отчётов о прибылях и убытках, особенно те из них, где необходимо представлять такие отчёты руководству ежедневно.

Как и в ранее приведённых примерах, RPA позволяет сильно уменьшить количество повторяющихся, трудоёмких и выполняемых вручную задач для того, чтобы сотрудники финансового отдела могли сосредоточиться на создании отчётов о прибылях и убытках, что является приоритетным направлением их деятельности. Многие компании значительно сокращают время на обработку отчётов и предоставляют ранний доступ к ним, но при этом с гораздо более точными данными.

9.УПРАВЛЕНИЕ ДАННЫМИ В НЕСКОЛЬКИХ СИСТЕМАХ

Часто сотрудникам финансовых отделов требуется управлять данными, которые находятся в разных системах. Автоматизация улучшает управление данными в этих системах и позволяет учитывать правила их перемещения.

Джереми Дин говорит, что IT отделы могут настроить финансовых роботов таким образом, чтобы они реагировали на определённые события в системах, либо чтобы они могли запускаться на фиксированное время, когда необходимо завершить процесс.

Дин принимал участие в разработке решения для одной компании, оказывающей банковские и страховые услуги. Цель была — улучшить процесс управления основными данными и ведения финансовых счетов. Например, его команда автоматизировала три направления работы бэк-офиса, связанных с арестом активов клиентов по исполнительному производству. Это упростило запуск операции, в ходе которой открывается доступ к различным базам данных и замораживаются суммы на различных счетах и двух различных банковских системах с минимальным привлечением сотрудников. Они, тем временем, могут сосредоточиться на более сложных задачах, таких как анализ и внесение новых данных.

За подготовку материала выражается благодарность специалистам из компании NFP.