6 примеров использования технологии RPA при вакцинации против COVID-19

В период активной вакцинации населения медучреждения стараются найти способы автоматизировать определённые процессы, чтобы сэкономить время и освободить медработников от лишней нагрузки.

Уже почти год мировое сообщество пытается решить проблему с распространением новой коронавирусной инфекции, и только сейчас началась глобальная программа по вакцинации. Когда пандемия набирала обороты, организации здравоохранения по всему миру предпочли сфокусироваться на непрерывности бизнеса и поддержке необходимой операционной деятельности, чтобы быть готовыми к возрастающему количеству заболеваний.

В июле—августе наметился значительный сдвиг в сторону будущей бизнес-целостности, чтобы госпитали могли продолжать работать и принимать пациентов, а поток денежных средств и основные виды операционной деятельности не останавливались. Системы здравоохранения по всему миру, которые стремились найти быстрое и недорогое решение, выбрали UiPath и начали быстро внедрять автоматизацию. Многие организации отметили гораздо более высокий, чем ожидалось, спрос на программных роботов, поскольку сферы применения роботов выходят за рамки борьбы с COVID-19.

В то время как люди по всему миру ожидают изобретения вакцины, государственные и частные системы здравоохранения сталкиваются с большим количеством новых вызовов. Пока организации здравоохранения рассматривали решения RPA (роботизированная автоматизация процессов) в начале пандемии, сейчас уже медучреждения обращаются к RPA, чтобы поддержать сотрудников, которые ответственны за проведение вакцинации.

RPA может применяться почти в каждом аспекте здравоохранения, но есть несколько общих моментов:

• создание отчётности;
• расписание вакцинации;
• информация о сделанной прививке;
• массовое проведение вакцинации;
• управление цепью поставок;
• выплата компенсаций.

СОЗДАНИЕ ОТЧЁТНОСТИ

Самым большим препятствием с начала пандемии оказалась прозрачность данных. Чтобы избежать предыдущих ошибок, новые платформы и API для поддержки вакцинации подготовили заранее. Но уже существующие медицинские электронные системы (electronic medical record — EMR) требуют ручной настройки и не принимают API и не интегрированные приложения по работе с персоналом. Автоматизация активно применялась при вводе данных на государственных ресурсах, что способствовало точности и соблюдению сроков.

Европейское агентство лекарственных средств (EMA) — отличный пример, когда с помощью автоматизации возможно разделить данные и сохранить их конфиденциальность. В апреле 2020 года, работая сообща с фарминдустрией и Европейским союзом, EMA запустила первую фазу расширенной системы мониторинга, чтобы помочь предотвратить и смягчить проблемы с поставками жизненно важных лекарств для лечения коронавирусных больных.

Программный робот, встроенный в систему EMA, помогает в процессе мониторинга и создания отчётности, собирает важную информацию и совершает необходимые обновления.

Благодаря автоматизации, время на выполнение ручных процессов в агентстве сократилось с 40 дней до 7,4 часа, а потребность в длительной и подверженной риску ошибок ручной работе по настройке шаблона и сбору информации из различных источников и вовсе отпала.

Другие распространённые сценарии применения автоматизации в здравоохранении, которые мы могли наблюдать во время пандемии — это повторная вакцинация госслужащих, записи о проведённой вакцинации для сотрудников экстренных служб и учителей, а также обновления данных, связанных с отслеживанием партии вакцины.

Компания UiPath вместе с Министерством здравоохранения и социальных служб США ищут способ автоматизировать базу данных с 180 000 медработников, чтобы отвечать требованиям по ведению бесперебойной отчётности в период пандемии.

РАСПИСАНИЕ ВАКЦИНАЦИИ

Системы здравоохранения вложили значительные инвестиции в цифровые решения Direct Schedule, MyChart и Swiftqueue, чтобы регистрировать запросы населения на вакцинацию. Однако у многих организаций отсутствует программное обеспечение Epic или в принципе нет никаких цифровых решений. Веб-порталы и event-платформы вроде Eventbrite применяются для связи населения с центрами вакцинации. В эти платформы вводятся данные пациентов, чтобы записать их на вакцинацию и направить в клинику. Автоматизация необходима, чтобы синхронизировать веб-порталы и регистрацию, при этом многие программные роботы создают новые номера медицинских карт и отслеживают продублированные профили пациентов.

Сейчас растёт спрос на информационные решения, которые включают в себя автоматическое интерактивное голосовое меню (IVR) и коммуникационные центры.

RPA-решения, которые предназначены для управления расписанием вакцинаций, включают в себя приоритизацию, правила проверки и аудита, регистрацию проведения вакцинации через IVR, создание номеров новых медицинских карт, а также интегрированные чат-бот решения.

Например, системы здравоохранения по всему миру — это более 11 млн пациентов — внедряют мультиканальные автоматизированные решения с чат-ботом для возрастной группы 24—40 и IVR для людей старше 40 и иностранцев.

ИНФОРМАЦИЯ О СДЕЛАННОЙ ПРИВИВКЕ

У каждого гражданина будет запись о сделанной прививке на бумажном носителе. Регулироваться этот документ будет по-разному в зависимости от региона проживания, но в отличие от массовых вакцинаций в прошлом, информация о прививке от COVID-19 будет иметь цифровую копию на случай потери бумажного документа. Цифровая отметка о вакцинировании будет регистрироваться, но именно физический документ становится всё более актуальным, поскольку работодатели и авиакомпании хотели бы проверять наличие прививки.

Цифровые решения вроде MyChart будут доступны для всех, но привитые граждане, которые не относятся к медучреждению, где они сделали прививку, не получат мгновенного доступа к информации. Сейчас телефонные линии перегружены желающими привиться, но растёт опасение, что в будущем количество звонков будет поступать от граждан, которые буду искать свои электронные записи о проведённой вакцинации. Здесь автоматизация будет применяться для активации и передачи доступа к записи о прививке.

Например, процессы автоматизируются при активации в MyChart и карт государственного здравоохранения, а также чтобы увеличить применение системы цифровых карт.

Один из госпиталей в США работает над тем, чтобы автоматизировать процесс активации в MyChart 500 000 пациентов, ожидающих вакцинации, но не относящихся к данному медучреждению. Напоминание о получении второй дозы вакцины будет передаваться с помощью автоматизированного текста и напоминаний в IVR, что простимулирует внедрения технологии.

МАССОВОЕ ПРОВЕДЕНИЕ ВАКЦИНАЦИИ

Учреждения по всему миру, уполномоченные провести вакцинирование, преследуют одну и ту же цель: быстро и безопасно привить как можно большее количество людей насколько это возможно в каждую из фаз введения вакцины. Места массовой вакцинации рассчитаны на 800—1 000 человек в день и в среднем на полчаса на посещение, поэтому потребность в кадрах очень велика. Многие организации ищут волонтёров и привлекают сотрудников экстренных служб для помощи в регистрации, проверки перед вакцинацией и активации учётной записи. Подготовка к этим процедурам может занять от трёх до пяти часов, поэтому соблюдение требований повлияет на время ожидания и последующие процессы.

Медучреждения хотели бы автоматизировать и упростить весь процесс ведения пациента начиная с регистрации, чтобы уменьшить время ожидания и улучшить качество данных.

Автоматизация может помочь при регистрации, вводом данных единой формы и активацией учётной записи пациента одним щелчком мыши. В одном американском медучреждении рассматривают возможность внедрения неавтономного робота с помощью UiPath Forms, чтобы создать единый инструмент регистрации для волонтёров. Такой инструмент поможет снизить временные затраты на обучение и автоматически обновит серверные платформы.

УПРАВЛЕНИЕ ЦЕПЬЮ ПОСТАВОК

Управление распределением — это общемировая проблема, поскольку медучреждения не перестают закупать средства индивидуальной защиты для своих сотрудников. В самый разгар пандемии организации автоматизировали процессы создания специальных запросов, чтобы корректировать необходимые объёмы средств защиты и иметь возможность проактивно заняться подбором альтернативных источников. Организации, которые не автоматизировали этот процесс, отказываются от услуг сторонних поставщиков и ищут способы, как управлять будущими запросами на распределение вакцин.

Здесь RPA помогает управлять цепями поставок вакцины благодаря автоматизированному распределению специальных запросов, интеграции отчётов о флаконах/партиях и отчётов производителя.

Например, недавно один госпиталь автоматизировал отчётность о распределении специальных запросов на поставку средств индивидуальной защиты, а также требования на распределение вакцин. Автоматизация сократила время цикла инвентаризации средств индивидуальной защиты почти на целую неделю.

ВЫПЛАТА КОМПЕНСАЦИЙ

В мировом масштабе население не будет оплачивать прививку при четырёхэтапном вакцинировании. Но в США поставщики могут требовать возмещения административных расходов в медицинских страховых компаниях или по закону CARES (The Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security) для пациентов без страховки. Многие организации отмечают, что при подаче претензий плательщику, появляется ошибка 230. В США ошибка 230 при подаче претензии появляется, когда плательщик по страховке получает цифровую счёт-фактуру и код в ней не соответствует диагнозу. Если это происходит из-за неправильного кода, то обычно автоматизация быстро это распознаёт и исправляет код, но также реагирует, если в код закралась ошибка. Это несложно сделать вручную, но частота и объёмы такой работы требуют значительных трудовых затрат.

Например, в одном американском медучреждении построили автономного робота, который исходя из ежедневной отчётности, принимает решение о повторной подаче претензии, когда возникает ошибка 230 при вакцинации от COVID-19.

Платформа UiPath стала незаменимым помощником для многих медучреждений, поскольку обладает крайне низким порогом вхождения, быстро внедряется и не несёт в себе риска невозвратных издержек. Большое заблуждение относительно RPA в том, что требования к разработке велики, а краткосрочные затраты — это будущие невозвратные издержки. Зачастую мировые поставщики удивляются, когда узнают, что роботы UiPath внедряются за день, а решения поставляются в течение нескольких дней после тестирования. Как цифровая рабочая сила роботы быстро перенастраиваются для другой работы, что делает каждое вложение в RPA долгосрочной ценностью, а не издержкой.

За подготовку материала выражается благодарность специалистам из компании NFP.