Основные приемы оптимизации бизнес-процессов

Следующие приемы помогут вам оптимизировать не только бизнес-процессы, но работу команд:

• Разделение процесса и его идеального конечного результата (ИКР). Например, у нас есть служба доставки, смысл работы которой — развозить заказы клиентам, и нас беспокоит растущий уровень расходов на содержание этой службы. Если сформулировать ИКР как «снижение транспортных затрат на 20 %», нам удастся найти несколько рабочих вариантов решения данной проблемы. Смысл существования логистической службы заключается не в перевозке товара, а чтобы помогать реализовывать продукцию компании. Если смотреть на смысл бизнес-процесса «доставка продукта клиенту» с такой точки зрения, то запрос по оптимизации можно сформулировать иначе: «каким способом добиться удешевления транспортировки нашей продукции». Тогда при поиске решения проблемы аналитик не будет концентрировать внимание исключительно на логистическом отделе и найдёт принципиально новые пути снижения затрат.
• Исключение всех ненужных шагов. Тщательная проверка этапов бизнес-процесса наверняка выявит узлы, которые дублируют друг друга или такие, которые можно объединить в один этап без снижения качества конечного продукта.
• Изменение последовательностей. Иногда, чтобы улучшить процесс и снизить расходы на его реализацию, достаточно ответить на два вопроса: какие операции в этой деятельности являются ключевыми и возможно ли перенести эти этапы в начало процесса? В качестве примера рассмотрим работу сотрудника кредитного отдела. Менеджер выясняет запрос клиента, заполняет целый реестр документов и только затем отправляет запрос по практически оформленному кредиту в службу безопасности. В случае отказа в кредитовании всё потраченное время и ресурсы (использование техники, расходников) оказывается бессмысленным.
• Дробление операций. Чем проще процессы, тем меньше потребность предприятия в дорогостоящих высококвалифицированных кадрах. Применение конвейерного принципа работы не только сокращает расходы на зарплату, но и, как правило, увеличивает производительность.
• Выделение операций за границы процесса -- передача части самых энергозатратных функций удалённым сотрудникам или на аутсорсинг.
• Слияние операций, которые можно соединить во временных или пространственных рамках. Например, производство непосредственно на месте добычи сырья, оформление кредита на покупку непосредственно в салоне магазина и т. п.
• Автоматизация и уже роботизация: оборудование (программы), которое может выполнять процесс вместо человека без потери качества конечного продукта, то имеет смысл это оборудование внедрить — машина (не) всегда обходится дешевле живого работника.