Инструменты, системы и принципы работы удаленных команд для эффективной совместной работы.
Общение и сотрудничество между членами команды из разных стран сегодня встречается чаще, чем когда-либо. Все больше организаций допускают удаленную и распределенную работу – дизайнер в Париже может сотрудничать с веб-разработчиком в Питтсбурге. Еще не так давно это было бы невозможно. Однако технологии, такие как облачные инструменты и видеоконференции, открыли возможности для глобального сотрудничества и дали толчок наступлению эпохи «удаленки в первую очередь».
Несмотря на распространение частично и полностью удаленных команд, удаленная работа по-прежнему находится на стадии зарождения. Компании с удаленными сотрудниками все еще изучают все плюсы и минусы формирования удаленной команды, удаленной координации масштабных проектов и найма сотрудников со всего мира.
Эффективное общение сотрудников в удаленном коллективе – одна из самых сложных задач, с которой сталкиваются распределенные компании. Общение может показаться делом простым. В каком-то смысле так оно и есть: несколько нажатий на клавиатуре – и сообщение передано коллеге, находящемуся на другом конце света. Однако в ходе расширении компании двусторонняя связь между коллегами превращается в огромную сеть переписки между 10, 50, 100, 500 или даже 1000 членов команды. Адаптация и оптимизация коммуникаций в разных странах и масштабах оказывается не таким уж простым делом.
- Как команды могут преодолеть разницу в часовых поясах и наладить эффективное дистанционное общение?
- Какую роль играют асинхронные и синхронные коммуникации в условиях удаленной работы?
- Нужно ли для разных разговоров использовать разные средства коммуникации?
- Какие инструменты лучше всего подходят для общения в удаленной команде?
Это руководство посвящено тому, как удаленные компании могут использовать правильные формы коммуникации и необходимые инструменты для эффективного сотрудничества. Мы также рассмотрим способы, с помощью которых удаленные компании типа Doist, AngelList, GitLab, Toggl и других организовывают коммуникацию с учетом часовых поясов и приоритета централизации и прозрачности.
Общение в удаленном режиме — залог успеха распределенной команды. Это руководство поможет вам построить свою команду на прочном фундаменте.
Проблемы при коммуникации в удаленной команде
В офисных условиях не обязательно доводить коммуникации до совершенства. Но это не говорит о том, что это не обязательно: крайне важно иметь систему, которая позволяет вести переписку между коллегами, обеспечивает доступ к информации и позволяет управлять проектами. Но в офисе существует бесчисленное множество возможностей получить нужную информацию, когда система связи дает сбой: совещания, кофе-брейки, разговоры в кулере, общие собрания, мероприятия после работы и т. д. Нужная информация находится всего лишь на расстоянии одного касания плеча.
В удаленном коллективе все обычно обстоит иначе. Когда офис становится инструментом командной коммуникации или чата вашей компании, общение становится более сложным. Поэтому умение грамотно организовать командные обсуждения приобретает решающее значение.
Ориентировка по часовым поясам
Коллеги находятся не в двух шагах от вас, а зачастую на расстоянии целого полета на самолете. Не стоит ожидать быстрого ответа, если вы работаете утром по MDT, а ваш коллега спит при этом по CST. Именно здесь начинаются сложности с общением в удаленной команде. Когда работа координируется по часовым поясам, необходима тщательно продуманная схема, чтобы разница во времени не помешала работе.
Стеф Смит, руководитель отдела публикаций, Toptal
Лучшим решением проблемы часовых поясов является планирование наперед и распределение разумного периода времени на проекты. Часовые пояса становятся проблемой только тогда, когда нужно что-то сделать прямо сейчас, а того человека нет рядом. Я бы также поощряла культуру открытого обмена календарями и четкого разграничения нерабочего времени, чтобы люди могли визуализировать и планировать работу с учетом интересов своих коллег.
Ослабление эмоционального контекста
Многие из нас способны уловить незаметные изменения в тоне и выражении лица, по которым можно понять, что чувствует человек. В удаленной командной работе нам недостает некоторых человеческих признаков, благодаря которым общение в реальной жизни становится таким красочным. При их отсутствии мы вынуждены строить предположения о том, что чувствуют наши коллеги – особенно если речь идет о руководителях.
В статье, опубликованной в Harvard Business Review, объясняется, как эмоциональный контекст может быть утерян в цифровом общении, что приводит к потерям для команды:
«Чего недостает в наших текстах, электронных письмах, конференц-связях и других цифровых видах коммуникации? Это язык тела. Даже при нахождении в непосредственной близости тон текста или формальность электронного письма остаются открытыми для разных толкований… Эти неверные толкования вызывают ощущение тревожности, а это может дорого обойтись, оказывая влияние на моральный дух, вовлеченность, производительность и инновации».
Для обеспечения здорового коллектива в удаленных компаниях необходимо найти другие способы получения эмоциональной информации о своих коллегах.
Соблюдение прозрачности
Информационные бункеры могут привести к пробелам в знаниях, снижению доверия и тому, что члены команды не смогут выполнять свою работу должным образом. К сожалению, для удаленных команд это становится реальностью. Такое особенно часто случается с частично удаленными командами, которые разделены между офисными и удаленными сотрудниками. Без тщательного документирования разговоров в офисе и применения подхода, ориентированного на удаленных сотрудников, формируется информационная иерархия, в которой удаленные сотрудники находятся в самом низу.
Если нет централизованных и доступных инструментов для использования всеми, удаленные команды становятся непрозрачными. Общение может происходить в прямых сообщениях, скрытых от остальных членов команды, или в тредах Slack или цепочках электронной почты, которые сложно искать и централизовать. В удаленных командах необходимо найти правильное сочетание инструментов и процессов, чтобы все имели доступ к необходимой информации и были в курсе всего происходящего в компании.
Синхронные и асинхронные коммуникации
Существует две формы коммуникации, с которыми должны быть знакомы удаленные команды: асинхронная и синхронная.
- К синхронным коммуникациям относятся все формы общения, которые происходят в режиме реального времени – ответы приходят немедленно.
- Асинхронная коммуникация включает в себя все формы общения, которые не происходят в режиме реального времени – ответы приходят время от времени.
В своей удаленной компании вы, скорее всего, уже используете оба варианта одновременно: вполне вероятно, что вы совмещаете синхронную связь, например видеозвонки, и асинхронную, например программное обеспечение для управления проектами.
| Синхронная коммуникация | Асинхронная коммуникация |
| Видеозвонки (например, Google Meet, Zoom, Appear_In) Телефонные звонки (например, телеконференции) Личные беседы (например, корпоративные ретриты) Средства мгновенного обмена сообщениями или командного чата (например, Slack, Telegram) | Средства командной коммуникации по электронной почте (например, Twist) Средства управления проектами (например, Todoist) Комментарии в приложениях (например, Google Docs, GitHub, Marvel и т. д.) |
Каждый из этих видов коммуникации имеет свое место в распределенных условиях. Однако существует идеальный баланс общения для удаленной команды: по большей части асинхронное, но с некоторым количеством синхронного общения.
При соблюдении этого соотношения можно избежать проблем от синхронного общения и получить все преимущества асинхронного. Создание удаленной компании, в которой асинхронное общение является приоритетным, станет ключом к успеху вашей распределенной команды.
Синхронная коммуникация в удаленных командах
При синхронном общении участники могут оперативно передавать друг другу информацию и, как правило, находятся в сети или доступны в одно и то же время. Либо они находятся в одном и том же физическом месте. В удаленной команде минимизация синхронного общения позволяет сохранить концентрацию внимания и усилить преимущества удаленной работы в плане совмещения трудовой деятельности и личной жизни. Использование синхронной коммуникации в особых случаях будет способствовать быстрому решению проблем и поможет вашей команде установить личные связи.
Влияние временных различий
Синхронная коммуникация представляет собой сложную задачу для удаленной команды, распределенной по часовым поясам; разница во времени между двумя коллегами в 8 часов может означать, что одному из них придется работать сверх обычного рабочего времени.
Например, три человека, общающиеся по видеосвязи через Zoom, относятся к синхронной связи. Чтобы принять участие в групповом звонке, все они должны находиться в сети в одно и то же время.
Это легко может стать серьезной проблемой:
| Местоположение | Время встречи |
| Ванкувер, Канада | Среда, 9 утра |
| Осло, Норвегия | Среда, 6 вечера |
| Перт, Австралия | Четверг, 12 утра |
В удаленной команде, где преобладает синхронный подход, для совместной работы люди вынуждены работать в неурочное время. Это неизбежно приводит к эмоциональному выгоранию и нарушению баланса между работой и личной жизнью.
Во избежание этого удаленные компании могут нанимать только тех, кто находится в определенных часовых поясах. К сожалению, в таком случае упускается богатый опыт и перспективы, которые открываются благодаря развитию глобальной команды. Если ваша компания предоставляет продукт или услугу, которую вы хотите вывести на новый уровень, международная перспектива – это конкурентное преимущество.
Отвлечение принимает угрожающие размеры
Многие удаленные коллективы используют средства обмена мгновенными сообщениями или командные чаты, чтобы оставаться на связи в течение дня. В статье «На работе не обязательно быть сумасшедшим» сооснователи Basecamp обсуждают недостатки синхронного общения, в частности инструментов чата:
«С распространением чат-инструментов на рабочем месте все чаще людей просят постоянно сообщать о своем состоянии в режиме реального времени. Они привязаны к одной точке, где зеленый означает «свободен», а красный – «отсутствует». Но если все знают, что вы «свободны», это уже сигнал о том, что вас прервут».
Именно так можно охарактеризовать приложения для общения в режиме реального времени, такие как Slack. Этот инструмент описывают как «асинхронный» и приложение, благодаря которому «все ведут половинчатые разговоры в течение всего дня, а люди часто переходят от одного медленного обсуждения к другому». Хотя сотрудники могут реже заглядывать в приложение, его дизайн поддерживает тенденцию к постоянному присутствию. Данные Rescue Time показали, что «пользователи Slack в среднем тратили всего 5 минут между проверками сообщений».
«Чат в реальном времени — причина отвлечения внимания, которая мешает углубленной работе и поощряет культуру «всегда на связи». В результате команда становится одновременно непродуктивной и перенапряженной».
Примеры использования синхронной коммуникации
Даже при некоторых недостатках синхронного общения, при правильном использовании в нужном объеме и контексте оно остается важной частью коммуникации в удаленной команде.
Социализация
Работа в удаленном коллективе часто предполагает работу в изоляции. Синхронный групповой чат с быстрым обменом сообщениями идеально подходит для разговоров и шуток, которые могут вдохнуть жизнь в удаленную команду. У нашей команды в Doist есть групповой чат «Generalist» на Twist, который предназначен для болтовни, обмена шутками и выкладывания вдохновенных материалов.
Также хорошим способом удаленного общения может служить использование видеозвонков для общения в небольших группах, виртуальных свиданий за чашкой кофе и даже виртуальных танцевальных вечеринок.
В команде Doist проводятся видеочаты для начинающих сотрудников. Это поможет создать ощущение принадлежности к коллективу во время процесса онбординга.
Сложные обсуждения
Иногда текст ограничивает возможности. Средства для проведения видеовстреч могут стать ценным инструментом для обсуждений, которые сложно вести в письменном виде. Бывает проще позвонить по телефону и решить сложную проблему, чем переписываться по сообщениям. Кроме того, деликатные обсуждения, во время которых могут быть полезны сигналы языка тела (например, критические замечания), лучше проводить синхронно.
Совещания
Коллективные совещания и встречи в формате 1:1 остаются важными видами взаимодействия, которые в удаленных командах следует проводить с помощью видеозвонков. Они служат для установления взаимопонимания между членами команды и связей между менеджерами и их подчиненными. Такие встречи следует планировать тщательно, с учетом часовых поясов, и проводить их только тогда, когда это абсолютно необходимо.
Общение – еще более сложная задача, когда работаешь в удаленном режиме, поэтому многие из инструментов, которые мы используем ежедневно, предназначены именно для улучшения коммуникации. Мы используем Slack в качестве коммуникационного канала в режиме реального времени. Zoom стал нашим любимым инструментом для проведения видеоконференций, особенно благодаря возможности просмотра галереи, благодаря которой мы можем видеть всех остальных одновременно.
Тьяго Дуарте, Руководитель группы разработки фронтенда, Toggl
Ретриты
Для удаленных компаний собираться всей командой на выездной ретрит – довольно распространенная практика. Это может иметь решающее значение для сплочения команды и формирования культуры.
- Ежегодно Doist проводит ретриты в Испании, Исландии, Греции, Чили и Португалии. Кроме того, отделы маркетинга и дизайна также проводят небольшие встречи каждый год.
- В Buffer запланировано более десяти ретритов [https://open.buffer.com/9th-retreat/], на которые было потрачено более 350 000 долларов, что объясняется высокой ценностью этих мероприятий для команды.
- Компания Help Scout ежегодно устраивает недельные ретриты, которые помогают «подстегнуть продуктивность, поднять боевой дух и добиться более значимых отношений».
Наши корпоративные ретриты жизненно важны с точки зрения нашей удаленной культуры! Возможность встретиться лично и завязать личные знакомства не имеет цены. Благодаря недельным ретритам наши сотрудники могут наладить более тесные связи и работать над проектами в режиме реального времени. После ретритов мы всегда видим всплеск продуктивности и общения в Slack — очевидно, что люди чувствуют себя ближе друг к другу и с новым энтузиазмом относятся к нашей миссии.
Лия Кноблер, руководитель отдела талантов и культуры, Help Scout
Экстренные ситуации
Когда требуются незамедлительные действия в случае экстренных ситуаций (например, простоя приложения, утечки данных и т. д.), лучше всего выбрать синхронную связь, при которой не будет задержек с решением проблемы. В Doist мы используем Telegram раз в несколько месяцев, если случается что-то непредвиденное.
Эффективные стратегии синхронной коммуникации
При использовании синхронной коммуникации для удаленной команды следует придерживаться нескольких основных правил. Соблюдение этих правил поможет избежать противоречий из-за часовых поясов и обеспечить беспрепятственное общение в распределенных компаниях.
Планировать заранее
В удаленной обстановке воздержитесь от видеозвонков и телефонных разговоров, осуществляемых экспромтом. Часто бывает сложно согласовать встречу в последнюю минуту, находясь в разных часовых поясах. Поэтому лучше планируйте встречи заранее и следите за тем, чтобы они соответствовали следующим критериям:
| Продуктивные совещания | Непродуктивные совещания |
| Важные участникиЧеткая цельПовестка дняЗапланированоОграничение по времениПо мере необходимостиВопросы к исполнению | Необязательные участникиОтсутствие четкой целиОтсутствие повестки дняСпонтанноБез ограничения по времениЧастыеНеясные результаты |
Планирование всех нюансов встречи до ее начала повысит эффективность и поможет каждому получить максимум пользы от обсуждения.
Умеренное использование
Синхронная коммуникация лучше подходит для экономного использования. Большая часть рабочего дня должна быть посвящена целенаправленной работе, а не перерыву между различными видеозвонками и сообщениями в командных чатах. Тем не менее, в удаленных командах есть смысл иногда использовать асинхронную коммуникацию.
| Асинхронная коммуникация | Максимальная частота |
| Командные встречи | 1/неделя |
| Совещания по проектам | 1/неделя |
| Встречи в формате 1:1 | 1/неделя |
| Синхронный групповой чат (социализация) | По желанию (опционально) |
| Синхронный командный чат (Экстренные ситуации) | Редкие |
Эти данные показывают максимальную частоту встреч для рядового сотрудника. Естественно, у руководителя с несколькими подчиненными или сотрудника отдела кадров или отдела развития бизнеса/продаж может быть больше таких встреч. Чтобы сохранить время для глубокой работы, встречи можно объединить в один день, освободив оставшуюся часть недели для целенаправленной деятельности.
Принцип экономного планирования должен применяться и к другим аспектам синхронного общения в удаленной команде:
- Приглашайте на встречи только тех людей, чье присутствие необходимо для обсуждения
- В командном чате редко используйте «@here» или «@channel».
Использовать с уважением
Для работы с людьми из разных стран требуется разумное уважение к часовым поясам. Когда вы назначаете встречу, старайтесь не назначать ее на раннее утро, поздний вечер или, что еще хуже, на выходные дни других членов вашей команды.
Используйте онлайн-инструменты, чтобы время встречи устраивало всех:
- Timezone.io позволяет визуализировать часовые пояса каждого члена вашей команды
- Планировщик встреч портала Timeanddate.com предлагает все варианты расписания встреч в разных городах
- FIO, расширение на Google Chrome, позволяет визуализировать несколько часовых поясов каждый раз, когда вы открываете новую вкладку.
Используйте расширения FIO Chrome для просмотра часовых поясов.
К сожалению, порой не удается избежать звонка рано утром или вечером. Если речь идет о регулярных совещаниях, постарайтесь чередовать время звонков, чтобы каждый раз неудобства доставлял не один и тот же член команды.
У нас в Product Hunt есть еженедельные командные собрания, во время которых вся команда обсуждает текущие проекты. Мы также проводим еженедельные проектные встречи, на которых небольшие команды могут обсудить проекты более подробно. В зависимости от часовых поясов, для некоторых членов команды собрания могут быть назначены на довольно позднее время. Это риск, который мы принимаем, когда присоединяемся к удаленной команде, но есть много плюсов, которые его перевешивают. Мы должны учитывать местоположение людей и планировать встречи в наиболее подходящее для всех время.
Джули Деланой, руководитель отдела дизайна продуктов, Product Hunt
Запись синхронных совещаний
Более масштабные групповые собрания могут поднять боевой дух и заставить всех быть на одной волне, но зачастую не все могут присутствовать на них – часовые пояса, болезни и отпуска могут привести к отсутствию людей. Чтобы не оставлять людей без внимания, записывайте все общие собрания или совещания, проводимые в режиме видеосвязи.
GitLab, полностью удаленная команда с более чем 850 сотрудниками, регулярно проводит корпоративные совещания на Zoom, которые автоматически записываются и переносятся в папку Google Drive, доступ к которой открыт для всех.
Корпоративное собрание в нашей компании – лучший способ получить все необходимые новости. О новых сотрудниках, бонусах. Продвижение по службе, важные изменения — вся эта информация поступает именно туда. Те, кто не может присутствовать на собрании, могут ознакомиться с повесткой дня собрания или посмотреть запись на нашем внутреннем канале Youtube.
Эмилия Шарио, Инженер по обработке данных, GitLab
Подобная практика существует в компании HashiCorp, насчитывающей более 600 сотрудников:
Zoom используется для всех синхронных встреч, записи которых после отправляются в список рассылки. Это позволяет общаться в режиме реального времени, а также следить за тем, кто находится не в сети или вдали от компьютера.
Армон Дадгар, Соучредитель и технический директор, HashiCorp
Повышение качества визуального и звукового сопровождения
Низкое качество видео и звука может снизить пользу от видеозвонка, особенно при небольшом количестве участников. Перед началом разговора необходимо обеспечить правильное подключение к Wi-Fi и предварительно проверить качество.
Компании могут ежемесячно выделять своим сотрудникам денежные средства на покупку самого быстрого интернета в их регионе.
Асинхронная коммуникация при работе с удаленными сотрудниками
Сотрудники, работающие в режиме асинхронного общения, могут отвечать на сообщения по мере их поступления, с перерывами в переписке между сообщениями. Участникам не обязательно находиться в сети в одно и то же время или в одном и том же физическом месте.
Для удаленных сотрудников необходимо максимально использовать асинхронное общение, так чтобы оно составляло большую часть переписки вашей команды. Это позволит эффективно общаться в разных часовых поясах и поддерживать культуру целенаправленной работы.
Независимость от часовых поясов
Система асинхронной связи идеально подходит для удаленных команд, члены которых разбросаны по разным часовым поясам; здесь не имеет значения, где находится человек — в Лос-Анджелесе или Лондоне, если ожидаются задержки с ответом.
Например, после отправки сообщения человек не ожидает быстрого ответа, а просто переключается на другую работу в ожидании более позднего ответа. В зависимости от разницы в часовых поясах ответ может прийти через 2 часа или даже через 12 часов.
В работу с головой и сосредоточенность
В книге «В работу с головой» Кэл Ньюпорт сетует на современное состояние работы: «Вместо этого мы оказываемся в открытых офисах, отвлекающих от работы, где нельзя игнорировать входящие сообщения, а совещания проходят беспрерывно, где коллеги предпочитают, чтобы вы быстро ответили на их последнее письмо, нежели добились наилучших результатов».
Преодолевать такие неприятности на рабочем месте можно с помощью асинхронного общения. Благодаря этому сотрудники имеют возможность воспользоваться «преимуществами, которые приносит приверженность к глубокому погружению в работу»
После знакомства со Slack наша команда Doist ощутила негативное влияние синхронного общения: отвлекающие детали, уведомления. Мы создали Twist – асинхронный инструмент для командного общения, ориентированный на глубинную работу и сосредоточенность.
В какой-то момент Slack стал очень популярным, и мы, особо не раздумывая, присоединились к нему. С развитием компании мы обнаружили, что Slack вызывает зависимость и не очень хорошо масштабируется по часовым поясам. Мы изучили рынок и не смогли найти ни одного решения, которое бы отвечало нашим потребностям — многие другие приложения просто копировали Slack. Стимулом для создания Twist стало то, что нам нужен был инструмент для создания культуры, к которой мы стремились: культуры, поощряющей работу с полной отдачей, сбалансированную жизнь и возможность отключаться. После того как мы поняли, что успех Doist зависит от нашего инструмента коммуникации, мы вплотную занялись разработкой Twist.
Амир Салихефендич, CEO и основатель, Doist
При асинхронной коммуникации практически отсутствуют постоянные пинги и уведомления. Паузы между сообщениями – это возможность для углубленной и сосредоточенной работы, когда члены команды могут сконцентрироваться на кодировании, написании текстов, дизайне или ответах на запросы в службу поддержки.
Благодаря Twist стали возможны асинхронные разговоры между часовыми поясами. Теперь я могу проводить свои самые продуктивные утренние часы за написанием и редактированием, а после 2-3 часов «реальной работы» наверстывать упущенное в разговорах. У меня вообще не включено никаких уведомлений, что для меня является признаком действительно асинхронного инструмента (и командной культуры).
Бекки Кейн, редактор, Doist
Примеры использования асинхронной коммуникации
Варианты использования асинхронной коммуникации распространяются на многие сферы общения и сотрудничества в удаленной команде. Именно этот метод должен стать основным при выполнении работы в распределенной компании.
Для меня открыть Twist с утра — все равно что открыть дверь в настоящий офис, здесь ведь происходит все: приветствия, работа, мозговые штурмы, объявления, вдохновляющие дискуссии, обмен идеями, болтовня и шутки во время «кофе-брейков», виртуальные объятия, когда кому-то нужна поддержка, и все остальное, что есть в настоящем офисе, за исключением разве что зрительного контакта друг с другом.
Галина Сковородникова, Специалист службы поддержки, Doist
Дискуссии
От обсуждений проектов до корпоративных объявлений – асинхронное общение позволяет всем быть на одной волне в своих городах, странах и континентах.
К числу дискуссий по всей компании, которые можно адаптировать для асинхронного общения, относятся следующие:
- Объявления – объявления в компании, например, о новых сотрудниках или повышении зарплаты.
- Еженедельные и ежемесячные сводки – индивидуальные и командные сводки о проделанной работе.
- Планирование проектов – обсуждения, связанные с планированием рабочих циклов и дорожной картой продукта.
- Обсуждение проектов – разговоры по поводу маркетинговых кампаний, разработок и финансовых прогнозов.
- Общие отзывы – отзывы касательно разрабатываемых проектов, бета-версий и новой политики компании.
В HashiCorp применяется асинхронная коммуникация в виде электронных писем:
Мы используем электронную почту во всех случаях, когда требуется надежная доставка, но нет необходимости реагировать в режиме реального времени. В Google Groups мы создаем списки рассылки для всех команд, а также списки конкретных проектов. Таким образом, все сообщения команды архивируются и находятся в свободном доступе, и можно легко подписаться на конкретный проект, чтобы получать сводки.
Армон Дадгар, Соучредитель и технический директор, HashiCorp
GitLab использует собственный инструмент GitLab для всех асинхронных коммуникаций в компании:
GitLab – это инструмент, с помощью которого мы работаем изо дня в день во всех подразделениях. Финансовый отдел использует его для управления процессом утверждения контрактов. В маркетинге с его помощью планируются выездные мероприятия и рекламные кампании. Отдел продаж использует его для управления сделками (хотя они также используют Salesforce) и информацией о клиентах. Служба поддержки использует Zendesk и GitLab для выполнения своей работы. Мы проводим анализ проблем и объединяем запросы во всей системе.
Эмилия Шарио, Инженер по обработке данных, GitLab
Нельзя недооценивать важность системы асинхронной коммуникации для удаленных компаний. Показательно, что удаленные команды часто создают свои собственные системы для управления такой формой коммуникации: Doist создал Twist, Automattic – собственную систему P2, Zapeir – свой инструмент Async.
Совместная работа
Функция асинхронного общения также характерна для многих инструментов совместной работы. В большинстве таких инструментов есть встроенные в приложения комментарии, где члены команды могут оставлять отзывы, делать заметки и общаться в асинхронном режиме.
Для удаленной команды это идеальный способ выполнять работу в разных часовых поясах. Возможно, вы уже используете ряд инструментов для совместной работы, которые предусматривают асинхронную коммуникацию.
| Инструменты совместной работы | Примеры |
| Общие | Todoist, Trello, Dropbox Paper |
| Разработка | GitLab, GitHub, Azure |
| Дизайн | Sketch, Marvel |
| Маркетинг | Google Docs |
| Поддержка | HelpScout, ZenDesk |
Эффективные стратегии асинхронной коммуникации
Для успешной работы асинхронной связи установите основные правила. Как и у всего остального, в асинхронном общении есть свои минусы. Наличие продуманных стратегий использования этой формы общения поможет вашей удаленной команде процветать.
Настройка временных рамок
Введите такие параметры, как время ответа и сроки исполнения, чтобы обеспечить дальнейшее продолжение общения.
В Doist, как правило, ответа ожидают в течение максимум 24 часов. Дольше этого срока работа замедляется, поскольку у людей блокируются информационные потребности или обратная связь.
Кроме того, очень важно четко определять сроки выполнения. Сообщение о конкретных сроках завершения работы и прозрачность в случае задержки очень важны для управления проектами и ожидаемыми результатами. Из-за часовых поясов необходимо четко определять дату, время и часовые пояса. Предположения приводят только к нарушению сотрудничества.
| Неопределенный срок выполнения | Чёткий срок выполнения |
| «Я закончу все ко вторнику». | «Я закончу работу к 16:00 MDT во вторник, 24 сентября». |
У нас есть большое доверие друг к другу. Если нужно уложиться в срок, мы стараемся выполнить работу. Важен результат, а не то, когда мы работаем.
Алекс Мюнх, Дизайнер продукта, Doist
Также важно сообщать о нерабочем времени, включая время отпуска, чтобы люди были в курсе вашего отсутствия. Заранее предупредите всю команду о длительном отпуске.
Логическая организованность
Асинхронная коммуникация должна быть организована таким образом, чтобы каждый член команды имел свободный доступ и мог найти нужную информацию. Организация обсуждений по каналам и тредам – одна из особенностей большинства асинхронных коммуникаций.
| Топик канала | Топики тредов |
| Дизайн | Обновления аккаунта Dribbble Создание библиотеки иллюстраций UX Review – Детали каскадной функции |
| Маркетинговая кампания 2019 года «Снова в школу | Блог-пост о рекламной кампании Google: Оставаться продуктивным в этом семестре Сентябрьская рассылка по электронной почте |
| Здоровье и самочувствие | Советы по лечению боли в спине Медитация осознанности при стрессе Эргономика домашнего офиса |
Существует бесчисленное множество способов организации асинхронного общения. Но важнее всего договориться о такой организации и использовать единую систему и соглашения об именовании во всей компании.
Организация асинхронных разговоров в логической последовательности сокращает время на поиск информации и максимально увеличивает время, затрачиваемое на выполнение углубленной работы.
Чрезмерное общение
В силу того, что асинхронная коммуникация обычно происходит медленнее, общение должно быть подробным, чтобы избежать длительных переписок, которые могут привести к потере нескольких дней между непонятными сообщениями. Будьте склонны к чрезмерной коммуникабельности и очень подробной переписке с другими людьми.
Мы призываем всех к избыточному общению. Если кто-то что-то спрашивает, а у вас пока нет ответа, стоит отправить сообщение с подтверждением вопроса и сообщить, что вы занимаетесь его выяснением.
Эмма Мюррей, специалист по контенту, Toggl
Например, при отправке запроса предоставьте как можно больше предварительной информации, чтобы у ваших коллег были все необходимые детали, когда они будут читать ваше сообщение в своем часовом поясе.
| Недостаточное общение | Чрезмерное общение |
| Не могли бы вы предоставить мне отчет о контенте, как только у вас появится возможность? | Не могли бы вы предоставить мне краткий отчет (~1 страница) о показателях нашего блога с данными, полученными из Google Analytics, на следующий вторник до 2 часов дня по восточному времени?Обязательно укажите следующее: Лучшие посты, Уникальные просмотры страниц, Коэффициент отказов, Коэффициент конверсии и Планы на будущие посты.Хороший пример отчета в похожем стиле вы можете найти здесь: Шаблон отчета по контенту. Спасибо! |
Соблюдайте следующие дополнительные правила чрезмерного общения:
- Не используйте аббревиатуры Смотрите письмо Элона Маска о минусах аббревиатур.
- Добавляйте изображения и скриншоты, чтобы дополнить свои разъяснения
- Делайте аннотации к изображениям и скриншотам, чтобы выделить те части, которые вы обсуждаете.
- Всегда используйте точные дни недели, время и часовые пояса при указании дат.
- Как можно чаще ссылайтесь на соответствующие обсуждения и приводите ссылки на них.
- Не делайте предположений о том, что уже известно
Непосредственно ответственные лица и те, кто принимает решения
В асинхронных обсуждениях беседы могут длиться днями безо всякого руководящего звена. Наличие конкретных лиц, принимающих решения, и DRI (непосредственно ответственных лиц) может помочь завершить обсуждение после получения адекватных отзывов и продвинуть проект вперед.
Необходимо прояснить, как должно происходить принятие решений. Четко определите полномочия и то, кто что может решать. Если вы один работаете над чем-то, вы можете решать все. Однако так обычно не бывает. Самое забавное, что все те вещи, которые вам приходится делать в удаленной команде, на самом деле просто хорошие методы управления. Их просто не нужно делать в команде, расположенной в одном месте, потому что вы можете использовать такие патчи, как совещания и быстрые встречи в формате 1:1.
Андреас Клингер, Руководитель отдела удаленного доступа, AngelList
Часто по ходу реализации проекта лицо, принимающее решение, может смениться. Об этом важно постоянно сообщать, чтобы проекты не оставались в подвешенном состоянии (например, «Я буду советоваться с Джереми, нашим иллюстратором по этому проекту, стоит ли нам делать х»).
Будьте склонны к прозрачности
В любой команде непрозрачность тормозит работу и мешает людям выполнять свои обязанности. В удаленной команде такой эффект проявляется еще сильнее: в распределенной среде получить информацию другими способами (кофе-брейки, офисная политика) не представляется возможным.
В удаленной команде большую часть разговоров следует вести в открытом доступе, чтобы все члены команды могли их видеть. Это позволит избежать препятствий, когда кто-то находится вне сети или в отлучке, и обеспечит всех членов команды необходимой информацией для согласования их работы с планом и видением компании.
Удаленные команды очень прозрачны по следующей причине:
- В компании Doist большая часть разговоров хранится в Twist и доступна для поиска всем сотрудникам компании.
- Компания Buffer как внутри, так и снаружи прозрачна по всем вопросам, начиная от заработной платы и заканчивая показателями роста и финансовыми показателями компании.
- GitLab хранит все сведения о компании в каталоге Handbook, который также доступен для общественности.
Держать всех в курсе событий – значит предотвратить коммуникационные сбои, которые приводят к расколу коллектива и пагубно влияют на производительность. Культивируя в компании культуру открытости, удаленные команды могут работать на основе коллективного доверия и взаимопонимания.
Заключение
Не будет преувеличением утверждать, что удаленная работа способна привести и к успеху и к гибели вашей удаленной команды.
- В удаленной команде, где недостаточно развито синхронное общение, члены команды постоянно находятся на ногах, что приводит к эмоциональному выгоранию. У них будет мало времени на то, чтобы углубиться в работу.
- В удаленной команде, где неверно применяется асинхронное общение, члены команды будут разобщены и не смогут эффективно работать вместе. Они будут чувствовать себя изолированными и страдать от нехватки общения.
Для удаленной работы требуется тщательное соотношение двух типов коммуникации, причем предпочтение отдается асинхронному общению с возможностью синхронной связи. Когда эти два вида коммуникации сочетаются, то получается высокопроизводительная распределенная команда, которая отлично функционирует в разных странах.
По мере того как распределенные компании продолжают придумывать идеальные коммуникационные структуры, связи будут иметь большее значение, чем страны, и глобальное сотрудничество будет продолжаться.
