7 шагов к успешной роботизации процессов

Как перевести сотрудников на удалённую работу и при этом не только сохранить, но даже преумножить эффективность?

Перевод большинства сотрудников на удалённую работу поставил компании перед рядом вызовов. И если с творческими задачами люди справляются дома легко, то рутинные процессы часто вызывают проблемы: распечатать отчёт в PDF и вовремя разослать его коллегам, зайти в две системы, чтобы получить данные для сравнения и т.д. Проблемы с домашним интернетом, с удалённым доступом, с доступностью коллег – всё это существенно замедляет процессы и снижает эффективность работы.

Программная роботизация (RPA), которая сегодня быстро набирает популярность в России, успешно решает возникшие проблемы. Роботы не болеют, работают всегда в офисе – с быстрым доступом к системам, не совершают ошибок и рассылают необходимую информацию по электронной почте. Их можно без проблем администрировать и дорабатывать по «удалёнке». Кроме того, RPA-решения отлично интегрируются с корпоративными системами, а в связке с системой BPM позволяют внедрить комплексную автоматизацию большинства процессов компании.

Внедрение программных роботов много времени не займёт. На роботизацию одного процесса уходит от двух до четырёх недель. Это при том, что процессы можно роботизировать параллельно, а один робот способен обрабатывать несколько разных процессов. Однако, как и при внедрении любого ИТ-решения, здесь существуют подводные камни. Далее я предлагаю семь шагов, которые помогут вам роботизировать свои процессы быстро и без ошибок.

ШАГ 1. ОПРЕДЕЛИТЕ ПОДХОДЯЩИЕ ПРОЦЕССЫ

Одной из самых распространённых ошибок является роботизация по принципу «роботизируем то, что легче и понятнее». Это верный путь к так называемой «лоскутной роботизации». Работать роботы будут, а вот окупаться – не всегда. Мы в компании выделяем три ключевых признака, которые говорят о том, что процесс нужно роботизировать:

1. Первый: процесс часто повторяется. Нет смысла роботизировать процесс, который запускается раз в месяц или реже, если только он не содержит большое количество ручной работы.
2. Второй: на входе у процесса всегда стандартный формат данных. Робот не сможет обработать рукописный текст или постоянно изменяющийся формат (хотя решения для этих двух случаев постепенно появляются).
3. И, наконец, третий: процесс чётко формализован и не будет меняться в ближайшем будущем. Часто имеет смысл сначала «причесать» и оптимизировать процесс, чтобы он не изменялся в ближайшие месяцы.

Будет также очень полезным перед началом работ провести экспресс-обследование процессов и составить так называемую «тепловую карту», т.е. ранжировать процессы по скорости роботизации и эффекту от неё.

ШАГ 2. ОПТИМИЗИРУЙТЕ ВЫБРАННЫЕ ПРОЦЕССЫ

Часто компании этот шаг пропускают и оптимизируют процессы «как есть». Однако, критический взгляд на существующие процессы не займет много времени, при этом позволив в дальнейшем сократить время выполнения и стоимость процесса. Часто, когда смотришь со стороны на процесс, который выполняется годами, обнаруживаешь следующие проблемы:

• некоторые шаги процесса не служат какой-либо цели и никому не нужны, от них можно вообще отказаться;
• некоторые шаги повторяются несколько раз, хотя достаточно и одного;
• формат данных, который является результатом процесса, устарел, и его изменение позволит облегчить жизнь коллегам в соседнем отделе.

Можно приводить ещё много примеров, но смысл один – процесс нужно оптимизировать (или как минимум критически на него посмотреть), перед тем как он будет роботизирован.

ШАГ 3. НЕ ОШИБИТЕСЬ С ВЫБОРОМ СИСТЕМЫ

Сейчас на российском рынке представлено достаточно как иностранных, так и российских RPA-систем. При таком многообразии выбор не всегда бывает лёгким. Российские системы, хоть и не обладают таким дополнительным функционалом как зарубежные аналоги, предлагают все необходимые функции для успешной роботизации.

NFP успешно сотрудничает с российской компанией PIX Robotics. При выборе системы мы учитывали много параметров. Вот некоторые из них:

• доступная цена, зафиксированная в рублях;
• интеграция «из коробки» с системами 1С;
• широкий функционал и быстрое развитие системы.

Часто клиенты спрашивают о стоимости лицензий через год, два и далее. Здесь всё зависит от условий лицензирования. Но я рекомендую, во избежание неприятных сюрпризов, фиксировать в лицензионном договоре стоимость лицензий в рублях на несколько лет вперёд. К сожалению, это не всегда возможно с зарубежными решениями.

И ещё один совет при покупке лицензий. Часто вендоры предлагают хорошие скидки при покупке сразу нескольких лицензий. Если планируете расширять роботизацию, обязательно поинтересуйтесь такими предложениями. Ну и ещё один совет при покупке лицензий – можно получить скидки, если заключить лицензионный договор не на один год – а, например, на три или пять лет.

ШАГ 4. СДЕЛАЙТЕ ПИЛОТНЫЙ ПРОЕКТ

Выделите время на пилотный проект. Это позволит не только посмотреть возможности выбранной системы, но и «продать» технологию вашим коллегам и руководству. Для пилота имеет смысл выбрать очень простой и в то же время показательный процесс, который можно роботизировать буквально за день-два. Я рекомендую для пилотного процесса выбирать интеграцию максимум с одной корпоративной системой и реализовать возможность отправки роботом писем по электронной почте вам и вашим коллегам.

Большое преимущество пилота – возможность выстроить коммуникацию с поставщиком решения, настроить тестовую среду и среду разработки. Что также немаловажно, «пилот» позволит отработать взаимодействие с информационной службой и отделом безопасности. Именно они часто являются камнем преткновения при быстрой роботизации и должны быть вовлечены в проект на самой ранней стадии.

ШАГ 5. КОМБИНИРУЙТЕ КОМАНДУ

Часто компании выбирают два противоположных подхода к роботизации. Первый – «мы делаем все сами, продайте нам только лицензии». А второй – «мы ничего не понимаем в роботизации – придите и роботизируйте наши процессы».

Оба подхода имеют недостатки. В первом случае, как правило, из-за недостатка опыта у собственной команды, роботизация двигается медленно и с ошибками. Во втором случае процессы удаётся быстро роботизировать, но возникают сложности на этапе поддержки из-за отсутствия компетенций внутри компании.

Для успешной роботизации мы обычно предлагает комбинированный подход. Мы начинаем роботизировать процессы и параллельно передаём знания нескольким сотрудникам клиента. Это позволяет быстро и качественно роботизировать основной пул процессов и при этом сохранить знания внутри компании. Если клиент хочет организовать у себя полноценный центр компетенции по роботизации, мы вовлекаем как раз тех сотрудников клиента, кто активно участвовал в роботизации с самого начала.

ШАГ 6. СОЗДАЙТЕ СВОЙ ЦЕНТР КОМПЕТЕНЦИИ

Самый эффективный способ успешно развивать роботизацию в компании – создать свой центр компетенции.

По созданию центра компетенций можно написать отдельную статью, но первые шаги я предложу:

• найдите в вашей компании двух-трёх человек, которым интересна роботизация и которые готовы учиться;
• дайте им возможность пройти курсы по роботизации, чтобы они смогли быстро включиться в процесс;
• включите их в команду внешних консультантов, чтобы ваши сотрудники могли помогать в роботизации и параллельно учиться.

После внедрения программных роботов, внутренний центр компетенции возьмёт на себя роль развития RPA, поддержки роботизируемых процессов, обучения других сотрудников компании, поиска и оценки новых процессов для роботизации. Также одна из важных задач центра – обеспечить эффективное использование уже внедрённых роботов.

ШАГ 7. УПРАВЛЯЙТЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ

Один из самых частых вопросов звучит так: «Насколько стабильно роботы работают после внедрения?». И здесь всё зависит от самого заказчика: насколько хорошо у него налажена работа с обновлениями и внесением изменений в ИТ-системы.

Работающий робот чувствителен к изменениям в системах, с которыми у него настроена интеграция. Например, если в новой версии системы кнопка на форме расположена не вверху, а внизу, робот не сможет её определить. И хотя на рынке постепенно появляются интеллектуальные системы компьютерного зрения, широкого распространения они пока не получили.

Поэтому, чтобы робот работал стабильно, его необходимо включать в контур тестирования тех систем, с которыми он взаимодействует. Для этого очень важна совместная работа ИТ-отдела и центра компетенции по роботизации. ИТ-отдел должен сообщать о планирующихся обновлениях и изменениях в системах и вовлекать центр компетенции в процесс тестирования.

В ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Роботизация как срочная мера может существенно облегчить работу и упростит переход на «удалёнку». Многие компании, которые ещё вчера сомневались, взвешивали за и против, сегодня вынуждены принимать решения за несколько дней. При этом, будучи срочным решением, роботизация процессов в долгосрочной перспективе станет серьёзным конкурентным преимуществом. И конечно, эффективность компании в новых условиях только увеличится.

За подготовку материала выражается благодарность специалистам из компании NFP и руководителю проектов RPA/BPM в NFP Сергею Ткачеву.