Компьютерные технологии и приложения стремительно развиваются. Это привело к тому, что некоторые процессы, особенно рутинные, удается автоматизировать. Для некоторых приложений создаются специальные кнопки управления, а где-то предстоит использовать макросы. Примером может послужить MS Excel.
Далее предстоит изучить макросы более подробно. Необходимо выяснить, что они собой представляют, для чего используются, как работают. Также предстоит ознакомиться с ограничениями Excel по рассматриваемым компонентам и разобраться, каким языком разработки пользоваться для формирования макросов. Предложенная информация пригодится как IT-специалистам, так и обычным ПК-пользователям.
Определение
Макрос (или макрокоманда) – это небольшая программа, выполняющая заданный набор действий в офисных документах. Обычно используется в Excel при работе с различными таблицами. Создавать и запускать макрокоманды получается прямо в Microsoft Office.
Макрос напоминает скрипт: небольшую программу, заточенную исключительно под определенные действия и чаще всего не имеющую графического интерфейса. Программа может быть представлена в виде крупной и обширной команды, заданной той или иной системе. Именно поэтому макросы в Excel и другом программном обеспечении называется макрокомандами.
Макрос – это алгоритм действий в программе, объединенный в одну общую команду. С помощью этого элемента в Excel получится выполнить сразу несколько шагов. Достаточно сформировать и запустить макрос.
Для чего необходимы
Следующий вопрос, достойный внимания – это вопрос о том, для чего нужны макросы. Пользоваться ими должен уметь каждый, кто активно использует Excel в своей работе. Сюда можно отнести:
- менеджеров;
- аналитиков;
- экономистов;
- специалистов по маркетингу и рекламе;
- офисных работников.
Всем этим людям приходится обрабатывать табличные данные, причем в больших количествах. За счет работы с макросами удается значительно облегчить соответствующую задачу в Excel и некоторых других приложениях.
Размышляя над тем, зачем нужны макросы, необходимо помнить, что они:
- упрощают и ускоряют работу с документами в Excel;
- автоматизируют рутинные задачи, позволяя сконцентрироваться на логических связях и других аспектов информации;
- помогают избежать ошибок, возникших из-за человеческого фактора, в некоторых задачах;
- дают возможность быстро обнаруживать необходимые данные среди большого информационного объема;
- объединяют работу в нескольких продуктах MS Office: один макрос способен работать с разными приложениями офисного пакета;
- создают дополнительные функции, которых изначально в Excel и других приложениях нет.
В основном макрокоманды используются для автоматизации некоторых операций и быстрой обработки табличных данных.
Принципы работы
Назначение макросов понятно. Теперь можно выяснить, как они работают. Можно представить себе этот процесс так:
- Пользователь создает макрокоманду при помощи инструментов в Excel.
- Осуществляется сохранение алгоритма в приложении.
- По мере необходимости макрокоманда активируется в Excel при помощи кнопки запуска.
- Офисное приложение выполняет операции, заданные в алгоритме.
Сохранение макрокоманды допускается как локально (для определенного файла), так и глобально (для всех документов).
При запуске рассматриваемого компонента Excel выполняет его код – инициирует операции, описанные в нем. Данный алгоритм напоминает разработку программного обеспечения и запуск скриптов. Отличительной чертой макрокоманд является отсутствие необходимости навыков в области программирования.
Язык для создания макросов
Записать макрос можно при помощи специального языка. А именно – VBA (Visual Basic Application). Это язык программирования, разработкой и поддержкой которого занимается компания Microsoft. Он базируется на Visual Basic, но адаптирован для непосредственного применения в пределах офисного пакета. С помощью VBA описываются команды, необходимые для выполнения.
Этот язык программирования встроен в Excel и иные офисные приложения Microsoft Office. Это значит, что соответствующее программное обеспечение без проблем распознает написанные на VBA команды и выполняет его. Писать на нем предлагается прямо внутри офисного пакета, в окне VB – оно может быть открыто через навигационное меню.
Если выучить Visual Basic Application, получится формировать достаточно сложные макрокоманды. Для большинства операций его глубокое понимание не требуется. Создать макрос получится даже при поверхностных знаниях VBA.
Способы создания
Для чего нужны макросы, ясно. Рано или поздно у пользователей возникает вопрос о том, как их создать. Excel поддерживает несколько способов формирования макрокоманд:
- Вручную. Этот вариант подойдет опытным пользователям и разработчикам. Он подразумевает запись исходного кода макрокоманды в окне Visual Basic.
- Автоматически. Для этого предстоит воспользоваться кнопками в меню Excel. Такой подход к формированию макрокоманд подойдет новичкам. Excel сам запишет исходный код алгоритма. Пользователю предстоит лишь нажать на кнопку записи и выполнить операции, которые необходимо внести в макрокоманду. После – остановить запись. Каждая манипуляция будет переведена Excel в код на VBA.
Для реализации обоих подходов необходимо открыть панель макрокоманд. Сделать это позволяет вкладка Excel «Разработчик». Там будет кнопка «Макросы». Если вкладки разработчика нет в интерфейсе, ее можно отыскать в разделе «Вид». Активировать этот элемент управления поможет следующий алгоритм:
- Открыть «Файл–Параметры».
- Выбрать пункт «Параметры Excel».
- Переключиться в «Настроить ленту».
- В списке «Основные вкладки» отыскать «Разработчик» и отметить этот пункт галочкой.
Теперь можно рассмотреть запись макроса в Excel более подробно.
Написание вручную
Задумываясь, как использовать макросы, необходимо научиться создавать их. Первый вариант – написание алгоритма вручную. Для его реализации требуется открыть окно набора кода на VB. Добиться желаемого результата получится при помощи вкладки «Разработчик»: там нужно нажать на кнопку «Visual Basic». Для начала «программирования» в левой части экрана необходимо открыть редактор. Делается это через кнопку «View Code».
Второй вариант обращения к интерфейсу для написания макрокоманды в Excel – это щелкнуть по кнопке «Макросы», ввести название нового алгоритма в верхней строке, а затем выбрать команду «Создать». Начало и конец команды будут прописаны в появившемся окне. Остается только написать код в редакторе и сохранить его.
Данный прием редко используется новичками, поэтому особенности синтаксиса и правила программирования на VB рассмотрены не будут.
Автоматическое создание
Второй вариант формирования макросов – это «записать» их при помощи макрорекордера. Такое название получит встроенный в Excel инструмент. Он «записывает» пользовательские действия, а затем обрабатывает их и переводит в программный код.
Чтобы начать операцию, необходимо перейти во вкладку «Разработчик» и нажать на кнопку «Записать макрос». Далее система попросит задать название формируемому алгоритму и выполнить необходимые с таблицей в Excel действия. Макрорекордер записывает соответствующие манипуляции и трансформирует их в VB-код. Последний сохраняется в виде макроса. Как только пользователь нажимает на кнопку «Оставить запись», фиксирование действий прекращается. Макрокоманда готова для дальнейшего использования.
Ограничения
Поддержка макросов – это возможность автоматизировать большинство рутинных действий в Excel и некоторых других приложениях. Этот инструмент имеет определенные ограничения.
С его помощью не получится:
- Формировать сложные конструкции. Примером могут послужить условные – когда какая-то операция выполняется, только если справедливо некоторое условие.
- Придумывать команды, отсутствующие в Excel по умолчанию.
- Выполнять операции, не связанные с выбором ячейки таблицы.
Все перечисленные ограничения могут быть устранены за счет программирования макрокоманды «с нуля». Ее смогут понимать практически все приложения офисного пакета, а не только Excel.
Запуск и использование
Независимо от того, как записана макрокоманда, у пользователей возникают вопросы о том, как использовать созданный ранее макрос. Если в процессе его формирования были заданы «горячие клавиши», можно воспользоваться соответствующей комбинацией. Огромное значение имеет место сохранения макрокоманды: она будет работать только в пределах конкретной таблицы.
Если «горячие клавиши» не заданы, для запуска макрокоманды в Excel необходимо перейти в меню «Разработчик»–«Макросы». Далее – выбрать макрокоманду и кликнуть по кнопке «Выполнить».
Хотите освоить современную IT-специальность? Огромный выбор курсов по востребованным IT-направлениям есть в Otus!
