Краткое содержание. Поднять потенциально эмоциональную тему на встрече с руководителем может быть непросто — неизвестно, как он отреагирует, не ждет ли вас осуждение или наказание. Авторы, основываясь на науке о разрешении конфликтов, несогласии, восходящей коммуникации и собственных исследованиях встреч в формате «1-1», предлагают четкий процесс обсуждения этих вопросов с руководителем. Прежде всего необходимо признать важность личных встреч для вас, непосредственного подчиненного, затем четко понять основную потребность, которую вы пытаетесь удовлетворить. Затем — тщательный отбор сражений, самоподготовка, удачное начинание, самообладание, любопытство и готовность к адаптации, и, наконец, завершение процесса с сохранением набранного темпа.
Гордон переживал. Ему нужно было рассказать своему руководителю о продолжающемся конфликте между ним и другим членом команды, Эллен, а как это сделать, он не знал. Он прекрасно ладил со своей начальницей, но нервничал от того, как она может отреагировать. Он решил поднять этот вопрос на следующей личной встрече, но встреча состоялась, а он так и не набрался смелости, и тогда ему показалось, что поднимать этот вопрос позже было бы странно. Гордон не просто терзался в раздумьях, он был довольно несчастен и недоволен, что сказывалось на его вовлеченности и продуктивности на работе.
Каждый из нас, вероятно, временами был на месте Гордона. (На самом деле, он — типичный представитель сотрудников, которых мы изучали.) Желание поднять сложный или эмоциональный вопрос в разговоре с руководителем — обычное явление, будь то сообщение о трудностях в отношениях с коллегой, о проблемах со здоровьем или домашних трудностях, об ощущении эмоционального выгорания или перегруженности, о допущенной ошибке или о том, что вы хотите поделиться другой важной информацей.
Есть способ добиться в этом успеха. В ходе работы над своей новой книгой «Рад, что мы встретились: искусство и наука встреч в формате 1:1«, один из нас (Стивен) опросил тысячи сотрудников различных организаций на предмет того, что способствует продуктивным встречам наедине с начальником. Он обнаружил, что наиболее успешными являются те встречи, в которых сотрудник и менеджер четко понимают цель встречи и фокусируются на потребностях сотрудника. Вот порядок действий для определения целей и поддержания беседы на должном уровне.
Шаг 1: Проанализируйте контекст
Тут важнее всего умело выбирать битвы. Для начала подумайте о том, что лежит в основе ваших проблем, а не просто об их симптомах; чем ваш руководитель может реально помочь и какого рода помощь может потребоваться; о приоритетных вопросах в сравнении с второстепенными, которые можно обсудить позже. Также подумайте, может ли проблема разрешиться сама собой. Наконец, примите во внимание такие факторы, как потенциальные затраты и выгоды от обсуждения этой темы, а также то, как ваш руководитель обычно реагирует на отзывы или сложные разговоры.
Например, если проблема Гордона с коллегой Эллен вызывает раздражение, но не влияет на его работу, а проект, над которым они вместе работают, уже близок к завершению, возможно, не стоит поднимать этот вопрос перед руководителем. Но если это приводит к задержкам в проекте или ставит под угрозу его будущую работу с ней, его руководитель должен знать об этом.
В зависимости от ваших отношений, не помешает заранее предупредить руководителя о том, что вам понадобится его помощь в решении какого-то вопроса или что вы хотите затронуть что-то важное или деликатное. Таким образом вы не поставите руководителя в тупик и подготовите почву для конструктивной встречи.
Шаг 2: Подготовьтесь
Запишите и потренируйтесь излагать свои мысли заранее, чтобы чувствовать себя комфортно. Также подумайте о том, как ваш руководитель может воспринять ваши замечания. Какова будет его реакция? Что скажет? Представляйте и планируйте возможную реакцию руководителя, когда будете отрабатывать свои тезисы. Такая подготовка поможет вам говорить четко и, возможно, снимет нервозность во время самой встречи. Исследования показали, что визуализация выступлений может помочь снизить уровень тревожности и улучшить качество речи.
Шаг 3: Начните правильно
Начните разговор в правильном ключе, чтобы ваши комментарии были восприняты положительно. Постарайтесь быть в тонусе, ведь настроение может быть весьма заразительным. Позитивный язык тела, такой как улыбка и мягкий зрительный контакт, также может принести много пользы.
Убедитесь, что руководитель готов выслушать ваш отзыв (например, «Можно ли еще обсудить…»), и выразите благодарность за его готовность сделать это (например, «Спасибо, что нашли время выслушать мою проблему, это действительно много для меня значит»). Такие выражения благодарности — пример проявления почтения в речи, что, по мнению исследователей, может повлиять на то, насколько восприимчивым окажется ваш руководитель к вашим просьбам о помощи.
Шаг 4: Проявите самообладание, любознательность и готовность к адаптации
При ведении беседы сохраняйте самообладание, насколько это возможно, и искренне и организованно рассказывайте о главной потребности, которую вы выделили. Именно здесь вы должны четко понять, просите ли вы помощи у своего руководителя или просто обращаете его внимание на что-то важное. Продолжайте следить за своим тоном.
Изложив свою точку зрения, внимательно выслушайте ответ руководителя. Проявите любопытство и покажите готовность к общению, задавая уточняющие и проясняющие вопросы. Отличным продолжением было бы просто сказать: «Подробнее пожалуйста. Почему вы так считаете?». Это поможет вам прояснить ситуацию за декларативными ответами начальника. Примите точку зрения вашего руководителя, даже если вы с ней не согласны. Негативные эмоции могут привести к сбоям в общении, поэтому старайтесь сохранять позитивный настрой и стремиться найти общий язык.
Раз уж вы сообщили о проблеме, которую необходимо решить, приходите на встречу с уже готовыми возможными решениями. Исследования показали, что работники считаются более компетентными, если у них есть потенциальные решения, подготовленные к моменту обсуждения проблемы с руководителем. Предложенные вами решения не обязательно будут совершенными, но то, что вы придете с ними на встречу, будет свидетельствовать о вашей инициативности и стремлении преодолеть возникшие проблемы. Психологи классифицируют обращение за помощью на две основные категории: автономное и зависимое. Зависимое обращение за помощью подразумевает поиск «быстрого и легкого» решения для себя, в то время как автономное — это стремление к знаниям, которые позволяют человеку самостоятельно справляться с проблемами и становиться самодостаточным. Именно этого вы и должны добиваться: исследования показали, что автономное поведение, нацеленное на получение помощи, связано с положительными показателями производительности, в то время как зависимое поведение, связанное с поиском помощи, связано с отрицательными показателями.
Если руководитель предлагает внести изменения в предложенное вами решение, будьте готовы подстроиться и пойти на разумные компромиссы. Терпение и настойчивость в этом процессе приведут вас к взаимовыгодному решению.
Шаг 5: Завершите процесс, не снижая темпа
Завершая встречу, важно сохранить тот заряд динамики, который вы создали во время обсуждения. Если во время встречи вы обратились к руководителю за помощью, уточните конкретные действия, которые были назначены во время встречи, и проясните дальнейшие шаги для обоих. Например, когда встреча с начальником подходила к концу, Гордон мог бы подытожить: «Хорошо, я поговорю с Эллен с использованием тех приемов, которые мы обсуждали, а вы проследите за другими членами команды, чтобы выяснить, не возникли ли дополнительные проблемы». А чтобы завершить встречу на позитивной ноте, еще раз выразите благодарность за уделенное время и восприимчивость к вашим замечаниям.
Как уже было сказано, обсуждение сложных тем с руководителем при встрече один на один требует тщательного планирования и осуществления. Будьте уверены, вознаграждение стоит затраченных усилий. Приведенные выше шаги подготовят вас к непростому общению с руководителем и позволят достичь желаемых результатов. Но это еще не все. Эти пять шагов покажут вам, как быть защитником самого себя — как поддерживать свою независимость и рост на пути к карьерному росту.
