Краткое содержание
Иногда лучшее, что может сделать руководитель, — это делегировать определенные задачи. Делегирование работы не только дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на важных задачах, но и позволяет членам вашей команды принять участие в интересных проектах.
Однако вопрос, что и как нужно делегировать, может оказаться сложным для начинающих менеджеров. Делегирование — это лидерский навык, который можно развить со временем. В этой статье мы приведем 10 советов, которые помогут вам стать лучшим в делегировании.
Почему так важно делегировать полномочия?
Делегировать работу важно по двум основным причинам: для повышения личной продуктивности и для того, чтобы дать понять вашей команде, что вы доверяете им важную работу. Целое сильнее отдельного человека — при эффективном делегировании можно добиться большего вместе всей командой, чем в одиночку.
Эффективное делегирование также помогает предотвратить эмоциональное выгорание и переутомление. Выполнять всю работу — не ваша задача. Напротив, вам, как руководителю, необходимо видеть общую картину, чтобы делегировать нужные задачи нужным людям. Развитие навыков делегирования предполагает понимание желаемых результатов конкретной задачи и распределение работ между членами вашей команды с учетом их различных навыков.
Знать, когда нужно делегировать ответственность другим членам команды, — отличный шанс стать более эффективным руководителем. Этот важный управленческий навык предоставляет ключевые возможности для роста членов вашей команды. В зависимости от типа делегируемых задач, делегирование может помочь вам сформировать у команды новые навыки и проконтролировать прогресс в реализации планов профессионального развития.
Что людям делегировать задачи
Определить, что именно делегировать, бывает непросто, особенно если вы начинающий руководитель. Некоторым трудно делегировать полномочия, потому что они:
- беспокоятся, что на объяснение выполнения работы уйдет больше времени по сравнению с тем, если сделать ее самому
- не понимают степень приоритетности работы
- хотят работать над интересными проектами сами
- чувствуют себя виноватыми в том, что поручают больше работы другим людям
- не уверены, что эту работу может выполнить кто-то другой
- хотят чувствовать себя важными для своей команды.
Когда следует делегировать работу
Не существует только одного прямого сценария, когда нужно делегировать работу. Но в целом нужно задать себе несколько вопросов, чтобы определить, выгодно ли делегировать эту работу.
Вопросы, которые нужно задать, прежде чем делегировать задачи:
- Совпадает ли эта работа с приоритетами членов другой команды?
- Есть кто-нибудь еще, кто обладает информацией и контекстом для выполнения этой работы?
- Дает ли эта работа возможность кому-то другому расти и развивать свои навыки?
- Повторится ли эта работа в будущем?
- Достаточно ли у меня времени, чтобы эффективно делегировать эту работу, включая обучение другого человека, ответы на его вопросы и проверку его работы?
- Нужно ли работать над этим вопросом лично мне (потому что это имеет большое значение или важно для бизнеса)?
- Может ли неудача повлиять на успешность проекта?
- Успеем ли мы переделать работу в случае такой необходимости?
Не обязательно отвечать «да» на все эти вопросы, чтобы делегировать работу. Но если задать себе эти вопросы, прежде чем делегировать работу, можно определить, какую именно работу лучше делегировать.
10 советов по делегированию работы
Умение делегировать работу сделает вас лучшим менеджером и позволит членам вашей команды участвовать в интересных проектах. Ознакомьтесь с этими 10 советами, чтобы начать процесс делегирования:
Определите, какую работу нужно делегировать
Не все можно делегировать. Некоторые виды работы являются стратегическими или важными для бизнеса, и для их выполнения потребуется ваше личное внимание. Прежде чем начать делегировать работу, оцените ее важность и последствия делегирования.
Это вовсе не означает, что нельзя делегировать важные задачи. Если в команде есть другой сотрудник с соответствующим контекстом, опытом или набором навыков для эффективного выполнения этой работы, делегирование может быть хорошим вариантом. Но не стоит забывать, что достижение высокого конечного результата — это все равно ваша ответственность.
Работа, которую можно делегировать, включает в себя:
- работу, которая будет повторяться в будущем: Если перед вами стоит повторяющаяся задача, часто стоит делегировать ее кому-то другому, у кого есть время и силы, чтобы сделать эту работу хорошо.
- работу, соответствующую интересам членов команды: Если член команды выразил заинтересованность в развитии нового навыка или усовершенствовании уже имеющегося, найдите работу, которую вы можете делегировать ему, чтобы помочь ему развить эти навыки.
- работу, связанную с целями членов команды: Один из лучших способов делегирования — поручать работу, которая связана с профессиональными целями члена команды.
Научитесь расставаться с задачами
Делегирование может быть сложным для начинающих менеджеров и руководителей, поскольку тем самым вы передаете важную работу в чужие руки. Вероятно, у вас есть чувство привязанности к своей работе и ответственности за то, чтобы она была выполнена хорошо.
Умение делегировать — важный навык, но вы не должны испытывать дискомфорт при каждом делегировании. Поэтому сначала потренируйтесь передавать небольшие объемы работы, а затем переходите к более крупным проектам. Будьте терпеливы — как к себе, так и к членам своей команды. На развитие навыков делегирования потребуется время. Точно так же членам команды может потребоваться больше времени, чтобы выполнить эту работу, чем вам. Но делегируя работу, вы предоставляете членам команды возможность со временем развить свои навыки, а также снимаете с себя еще одно бремя.
Четко определите приоритеты
Делегировать полномочия будет проще, если понять приоритетность и сложность задач. Если задача имеет высокий приоритет, она должна быть выполнена в ближайшее время — либо вами, либо кем-то другим. В зависимости от типа работы можно принять решение, делать ее самому или делегировать.
Лучший способ уточнить приоритеты — это соотнести работу с целями команды и компании. Когда вы и ваша команда четко понимаете, почему ваша работа имеет значение, вам будет легче эффективно расставлять приоритеты и выполнять работу с высокой отдачей. Если это еще не так, сделайте это, поместив всю работу вашей команды в общий источник правды, например, в инструмент управления проектами. Таким образом, все будут иметь непосредственное представление о том, кто, когда и почему делает то или иное дело.
Узнайте о сильных сторонах каждого члена команды
Часть делегирования — это уверенность в том, что человек, которому вы передаете работу, настроен на успех. Эффективное делегирование включает в себя два элемента: делегирование работы членам команды, обладающим навыками в этой области, и предоставление членам команды возможностей для развития новых навыков.
А для этого убедитесь, что вы четко понимаете сильные стороны каждого члена команды, а также их интересы. Во время следующей встречи в формате 1:1 найдите время, чтобы спросить, какими навыками они обладают в настоящее время, которые они хотели бы развивать дальше, а также какие новые навыки они хотели бы развивать.
Предоставьте контекст и руководство
При передаче работы проследите за тем, чтобы человек, взявшийся за нее, был настроен на успех. К этому относятся:
- Указания о том, как выполнить работу
- Срок выполнения делегированной задачи
- Контекст, документы и подробности о работе
- Инструменты, необходимые для выполнения работы
- Приоритет, цели и ожидания от работы
- Желаемый результат
- Любая сопутствующая работа
Помните, что эта работа может быть легкой для вас, но может быть совершенно новой для человека, которому вы ее делегируете. Уделите время тому, чтобы ознакомить их с заданием и ответить на любые вопросы до того, как они приступят к работе, чтобы настроить их на успех.
Инвестируйте в обучение
У вас может быть работа, которую никто в вашей команде не может выполнить, кроме вас. Некоторым руководителям кажется, что такая работа не может быть делегирована. Но в зависимости от ваших приоритетов, часто лучше обучить членов команды выполнять эту работу, чтобы они могли справиться с этими заданиями в будущем.
На обучение требуется время, поэтому велик соблазн сделать это самому. Но думайте об обучении как об инвестициях в членов вашей команды и в ваш собственный объем работы. Со временем время, потраченное на обучение, окупится, поскольку сотрудник сможет выполнять работу. Делегирование трудоемких задач — отличный способ развить свои навыки по управлению временем, а также дать членам команды новые возможности.
Частью обучения является предоставление им пространства для решения проблем вместо того, чтобы сразу предлагать решение. Если выполняющий работу сотрудник натолкнулся на препятствие, спросите, как, по его мнению, он может его преодолеть. Вместо того, чтобы сразу давать решения, попробуйте попросить собеседника высказать свои соображения, чтобы помочь ему развить свои навыки принятия решений и направить его к правильному ответу.
Отдавайте приоритет общению и обратной связи
Делегирование работы — действительно хорошая возможность для двусторонней обратной связи и общения. Сделайте так, чтобы у человека, которому вы делегировали работу, был способ связаться с вами по любым вопросам, и организуйте регулярные встречи по типу 1-1, где вы сможете рассмотреть все более подробно.
Дайте отзыв об их работе для любых будущих заданий, которые вы им отправляете. Также попросите их дать обратную связь — достаточно ли информации вы им предоставили, чтобы добиться успеха? Были ли какие-то открытые вопросы, которые облегчили бы выполнение работы? Помните, что делегирование — это долгосрочный навык, к которому вы только приступаете, поэтому просьбы об обратной связи помогут вам настроиться на долгосрочный успех.
Сосредоточьтесь на результатах
При делегировании работы цель не в том, чтобы член команды выполнил ее точно так же, как это сделали бы вы. Вполне нормально, что другой человек выполнит задачу по-другому, нежели чем вы, если он при этом достигает желаемых результатов.
Делегируя полномочия и обучая членов команды работе, старайтесь не тратить слишком много времени на объяснение того, как все должно быть сделано. Вместо этого сосредоточьтесь на конечной цели и дайте членам команды возможность придумать свой собственный процесс выполнения работы. Это даст им возможность развить собственные навыки, а также продемонстрирует, что вы доверяете им ответственность за то, как выполнить работу.
Доверяй, но проверяй
После того, как вы делегировали работу, постарайтесь сделать шаг назад и дать члену команды пространство, в котором он нуждается для выполнения работы. Периодически встречайтесь с ними, чтобы обеспечить им дополнительную поддержку, но в то же время будьте достаточно спокойны и покажите своей команде, что вы им доверяете.
Однако в конечном итоге вы несете ответственность за успешное выполнение работы. Если вы впервые делегируете такую работу, введите цикл проверки или период последующего контроля, чтобы проанализировать проделанную работу и при необходимости подтолкнуть ее в правильном направлении.
Оцените по достоинству выполненную работу
Эффективное делегирование работы дает другим членам команды возможность развивать новые навыки и участвовать в важных проектах. После завершения работы позаботьтесь о том, чтобы сотрудник, выполнивший работу, получил благодарность за ее выполнение.
Другие члены кроссфункциональных команд могут похвалить вас за работу, особенно если вы делали ее в прошлом. Убедитесь, что вы не присваиваете себе чужие заслуги, и найдите время, чтобы поблагодарить члена команды за хорошо выполненную работу.
Делегировано и выполнено
Делегирование работы — отличный способ не только сформировать свои личные управленческие навыки, но и поддержать профессиональный рост всей команды. Чтобы настроить своих коллег на успех, проследите за тем, чтобы у них была вся информация, необходимая для правильного выполнения делегированной задачи.
Если вы еще не сделали этого, воспользуйтесь инструментом управления проектами. Общий источник правды, такой как инструмент управления проектами, предоставляет членам команды большую видимость и неограниченный доступ к контексту, необходимому для качественного выполнения работы.
Источник: asana
