Макрос – неотъемлемая часть Excel и некоторых других офисных приложений. Им могут пользоваться как неопытные ПК-пользователи, так и продвинутые программисты. С помощью макросов Excel удается автоматизировать некоторые операции.
Далее предстоит познакомиться с соответствующим элементом получше. Нужно выяснить не только предназначение и определение макроса, но и понять, как его сделать. Информация, представленная ниже, рассчитана на широкую публику. Она поможет освоить работу с макросами в Excel с нуля.
Определение
Макрос (или макрокоманда) – это небольшая программа, предназначенная для выполнения некоторого набора действий в офисном документе. Обычно этот инструмент используется в Microsoft Office Excel при работе с разнообразными таблицами. Макрокоманды пишутся и запускаются прямо в офисном приложении.
Макрос по принципу своей работы и предназначению напоминает скрипт: небольшую программу, используемую для выполнения строго определенных операций. Чаще всего скрипты не имеют графического интерфейса.
Кто использует макросы
Макросы в Excel используют все, кто активно работает с MS Excel. Сюда можно отнести:
- экономистов;
- разные категории менеджеров;
- специалистов по маркетингу/рекламе;
- аналитиков.
Все, кому предстоит обрабатывать табличные данные, особенно в большом объеме, должны научиться работать с макрокомандами Excel. Это необязательное условие при трудоустройстве и построении карьеры, но наличие соответствующих навыков значительно облегчит жизнь и выполнение должностных обязанностей.
Предназначение макрокоманд
Перед тем как записать макрос нужно разобраться, для чего он вообще нужен. С помощью этого инструмента Excel получится:
- Сделать работу с офисными электронными документами и таблицами более простой и быстрой.
- Добиться автоматизации рутинных процессов. Теперь можно сконцентрироваться на интеллектуальных задачах!
- Избежать человеческого фактора в процессе выполнения некоторых операций в Excel. К ним можно отнести форматирование данных в заданной таблице.
- Быстро обнаруживать необходимую информацию среди большого объема данных.
- Объединить работу сразу в нескольких продуктах MS Office. Это связано с тем, что одна и так же макрокоманда способна функционировать в различных приложениях офисного пакета.
- Формировать дополнительные функции. Подразумевается создание команд, которые отсутствуют в Excel изначально, но могут понадобиться для дальнейшей работы с таблицами.
Чаще всего макрокоманды используются для ускорения обработки информации и автоматизации рутинных процессов. Они – верные помощники каждого специалиста, работающего с офисными приложениями и большими информационными объемами.
Принцип работы и особенности функционирования
Использование макрокоманды выглядит так: сначала пользователь создает некоторый набор команд при помощи встроенных в Excel инструментов, а затем запускает его. Для этого используется или одна специальная кнопка, или сочетание клавиш. Итогом становится выполненный в автоматизированном режиме алгоритм.
Сохранение макроса в Excel допустимо несколькими способами:
- локально – для определенного документа;
- глобально – для всех документов Excel.
При запуске макрокоманды Excel выполняет его программный код – он совершает описанные в алгоритме действия. Данный процесс напоминает разработку приложений и их последующий запуск. Разница заключается в том, что для применения макросов в Excel навыки программирования не являются обязательными.
Запуск макрокоманд допускается до бесконечности. Каждый раз система будет выполнять записанные в алгоритме действия и выводить полученные результаты на экран.
На чем пишутся макрокоманды
Задумываясь над созданием макросов в Excel, пользователю предстоит выяснить на каком языке они формируются. Исходный код алгоритма действий в Excel записывается при помощи VBA. Это язык программирования, разработкой которого занимается компания Microsoft. Аббревиатура расшифровывается как Visual Basic Application.
VBA – язык, базирующийся на Visual Basic, но адаптированный под использование внутри офисного пакета. С помощью кода, написанного на нем, удается описать команды, необходимые для дальнейшего выполнения в Экселе.
VBA – язык, встроенный в MS Office Excel и другие офисные приложения. Это значит, что соответствующие программы смогут распознать и выполнить команды, созданные на базе Visual Basic Application. Пишут на нем в специальном окне VB. Открыть его получится при помощи контекстного меню в Экселе.
Если хорошо выучить VBA, можно формировать и реализовывать сложные макросы. Для выполнения большинства рутинных процессов в Экселе навыки в области разработки не требуются. Программировать макросы получится без непосредственного написания исходного кода.
Примеры использования макрокоманд
Перед тем как записать собственный макрос, стоит рассмотреть несколько реальных примеров применения этого инструмента. К ним можно отнести:
- Автоматизацию повторяющихся операций. Пример – составление сводных отчетов из нескольких документов по одному и тому же алгоритму.
- Объединение работы несколько приложений из MS Office. Одна макрокоманда способна помочь сформировать таблицу в Excel, затем – вставить и сохранить ее в Word и отправить получателю при помощи Outlook.
- Форматирование и заполнение таблиц. Макрос можно использовать для автоматизации форматирования табличных данных. Таблицам удастся придать единообразный вид и дополнить их необходимым спектром информации.
- Формирование шаблонов для ввода данных. Макрокоманды пригодятся и тогда, когда необходимо опросить сотрудников корпорации. Для этого формируется шаблон опросника, который направляется работникам организации по корпоративной почте.
- Поиск и перенос информации в ячейках таблиц Excel. Макросы будут особо полезны при работе с несколькими крупными таблицами.
- Формирование новых функций в Excel. Базовые операции, доступные в таблицах – это те же макрокоманды. Если необходимая функция в Excel отсутствует, ее можно сформировать самостоятельно при помощи изучаемого инструмента.
Все это – лишь несколько наглядных примеров, объясняющих предназначение программирования макросов. Теперь можно изучить принципы формирования макрокоманд и их запуск более подробно.
Способы создания
Создание макрокоманд доступно несколькими способами, но сначала пользователь должен открыть панель макросов. Для этого предстоит перейти во вкладку «Разработчик» и нажать на кнопку «Макросы». Иногда интерфейс не предусматривает соответствующего раздела «по умолчанию». Обнаружить необходимую кнопку получится в разделе «Вид».
Вкладку «Разработчик» можно вывести в интерфейсе Excel. Для этого потребуется:
- Перейти в «Файл–Параметры». В качестве альтернативы допустимо нажатие правой кнопкой мышки по меню.
- Выбрать пункт «Параметры Excel».
- Переключиться в раздел «Настроить ленту».
- Поставить галочку около пункта «Разработчик» в списке «Основные вкладки».
Теперь можно более подробно рассмотреть вопрос о том, как записать собственный макрос в Эксель. Сделать это предлагается несколькими способами:
- Автоматизированно. Этот прием подходит новичкам. Такое создание макросов – это запись необходимого алгоритма действий при помощи специального рекордера, встроенного в Эксель. Этот прием не требует от пользователя никаких навыков в сфере разработки программного обеспечения.
- Запись кода вручную. Соответствующий прием может быть полезен при создании сложных алгоритмов. Он рекомендован опытным разработчикам и требует знания основ разработки. Создать исходный код макрокоманды получится при помощи VBA.
Больше никаких вариантов написания макросов в Excel нет. Далее оба варианта будут рассмотрены более подробно. Перед этим предстоит запомнить некоторые правила и ограничения, связанные с формированием макрокоманд.
Ограничения при работе с макрорекордером
Вопрос о том, как записать собственный макрос, требует от пользователя определенных знаний. Особенно это касается автоматизированного создания (записи при помощи рекордера).
При использовании макрорекордера необходимо помнить, что через него не получится создавать:
- Сложные конструкции. К таким можно отнести условные: когда то или иное действие выполняется при справедливости некоторого заданного изначально условия.
- Команды, отсутствующие в Excel изначально. Их написание с нуля не допускается. Макрокоманды позволяют выполнять уже имеющиеся функции, а не формировать новые.
- Операции и алгоритмы, не предусматривающие выбор ячейки таблицы. Макрорекордер Excel поддерживает работу только с ячейками. Открыть другой лист он не сможет.
Все эти правила и ограничения удается успешно обойти при помощи написания макрокоманды в Excel вручную. Макросы, написанные самостоятельно, смогут поочередно взаимодействовать сразу с несколькими офисными приложениями. Пример – загрузка в Excel информации из Access.
Макрорекордер и запись макрокоманды
В самом простом случае макрокоманды записывается при помощи специального инструмента – рекордера. Так называется вшитая в Excel мини-программа, которая интерпретирует любое действие пользователя в код на VBA. После этого он записывает программный модуль команды, получившийся в процессе проделанной работы.
Создание макросов вручную – это простейший подход. Он подойдет тем, кто не владеет навыками программирования. Для создания макрокоманды с помощью соответствующего метода потребуется:
- Перейти во вкладку «Разработчик» в Excel.
- В группе «Код» кликнуть по кнопке «Запись макроса».
- В поле «Имя макроса» задать название записываемого алгоритма.
- При помощи пункта «Сочетание клавиш» задать комбинацию, которая позволит запускать макрос.
- В блоке «Сохранить в…» указывается место сохранение макрокоманды. Здесь доступны несколько вариантов. Пункт «Эта книга» отвечает за запись в модуль текущей книги. Алгоритм будет выполнен только при открытии выбранной книги в Excel. Можно сохранить макрокоманду в новой книге». Макрокоманды будут доступны во всех книгах, создаваемых на компьютере. Также доступно сохранение в личную книгу макросов. Она представляет собой хранилище-библиотеку макрокоманд. При старте макросы из книги «Personal.xls» будут загружаться в память устройства. Это поможет запустить их в любой книге и в любой момент.
- При помощи поля «Описание» можно описать последовательность действий, выполняемых макрокомандой. Это необязательное для заполнения поле.
- Нажать на «Ок».
- Проделать операции, которые нужно внести в алгоритм Excel.
- Когда все манипуляции будут выполнены, нажать на кнопку «Остановить запись».
После этого Excel запишет алгоритм и преобразует его в код. Теперь можно будет запустить макрос при помощи заданного сочетания клавиш.
Самостоятельное написание
Задумываясь, как записать собственный макрос в Excel, иногда нужно знать основы VBA. Второй вариант формирования макрокоманд – это их написание в виде исходного кода алгоритма. Этот подход является более сложным, поэтому новичками он не используется.
Чтобы воспользоваться соответствующим приемом, потребуется:
- Открыть рабочую книгу Excel, в которой предстоит применить макрокоманду.
- Перейти в «Разработчик»–«Код»–«Visual Basic». В качестве альтернативы допустимо использование сочетания клавиш Alt + F11.
- Выбрать «Tools»–«Options».
- Во вкладке «Editor» активировать опцию «Require Variable Declaration». С ее помощью получится автоматически заполнять инструкции Options Explicit в начале каждого нового созданного кода.
- В поле «Tab Width» необходимо поставить значение 2 вместо 4. Этот прием помогает уменьшить ширину кода. Соответствующие параметры распространяются на все листы Excel, но в пределах одной рабочей книги.
- Выбрать инструмент «Insert»–«Module». С его помощью получится создать стандартный модуль для макросов.
- Ввести в появившемся окне модуля под текстом Option Explicit код на VBA.
- Нажать на кнопку «Run Macro» или F5 на клавиатуре.
- В окне «Macros» нажать на «Run» для запуска макроса и просмотра записанного алгоритма.
Больше ничего делать не потребуется. Самый сложный этап программирования макрокоманд таким способом – это непосредственное написание исходного кода.
Расширение файлов с макрокомандами
Как сделать макрос в Excel, теперь понятно. Обычный файл этого офисного приложения не способен сохранять внутри себя макрокоманды. Для реализации соответствующей операции и возможности пересылки макросов вместе с таблицами необходимо использовать особый формат документа – .xslm. Он поддерживает макрокоманды.
Если сохранять Excel документы в формате .xlsx, макрос будет недоступен. Его придется создавать снова. То же самое касается сохранения таблиц в других форматах. Для макрокоманд подходит только .xslm.
Теперь понятно, как записать собственный макрос тем или иным способом. Выучить VBA, научиться писать полноценные программы и работать с офисными приложениями помогут специальные дистанционные курсы. На них в срок от нескольких месяцев до года получится освоить любую IT-профессию или специальность. Весь процесс обучения организован через Интернет, в режиме онлайн. Он сопровождается богатой практикой. В конце успешно завершенного курса каждый получит электронный сертификат, подтверждающий приобретенные знания и умения.
Хотите освоить современную IT-специальность? Огромный выбор курсов по востребованным IT-направлениям есть в Otus!
