Менеджеры и разработчики часто ведут несколько задач. За ними необходимо следить, а исполнение и реализацию – контролировать. Чтобы справиться с поставленной целью, на помощь современным программистам и тимлидам приходят специализированные утилиты. Они носят название планировщиков.
В данной статье будет рассказано о том, как максимально эффективно планировать проекты и задачи (не только для iOS и Android, но и на ПК), а также реализовываться тайм-менеджмент.
Microsoft Project – верхушка айсберга
Планировщик заданий – это специализированная утилита, в которой можно составлять план задач и проектов. Отличный помощник в тайм-менеджменте и эффективном управлении. Способствует рациональному распределению ресурсов.
Непревзойденным лидером в соответствующей области выступает MS Project. Популярность планировщика связана с тем, что он выпускается корпорацией Microsoft. Внедрена в Windows.
Microsoft Project – пакет управления проектами и задачами. Помогает осуществлять контроль за исполнением поставленных целей, а также способствует нормализации расхода ресурсов. Временных в том числе. В качестве основного инструмента требуется использовать диаграмму Ганта.
Локальные решению включают в себя несколько пакетов:
- Standart;
- Professional – для небольших проектов, рассчитанный на одного юзера;
- Portfolio Server – корпоративная версия для совместного доступа к управлению.
Облачный пакет Project от Microsoft – это работа над проектами, а также просмотр отчетностей, возможность анализирования прогресса. Действовать можно через обычный браузер.
Рассматриваемая утилита платная. Включена в пакет MS Office. Загрузить оную можно через официальную страничку Microsoft.
Что умеет
Для планирования задач можно использовать рассматриваемый ресурс. Единственный существенный недостаток – это то, что подходит контент для продвинутых менеджеров. Новичкам здесь может быть трудно, особенно на первых порах.
Project позволяет использовать разные операции и функции:
- поэтапно разрабатывать проект;
- осуществлять детализацию задач;
- оптимизировать имеющийся намеченный план%
- рассчитывать время, а также трудозатраты;
- анализировать текущий статус проекта/достигнутого прогресса.
Стоит обратить внимание, что здесь не важно, что именно выступает в виде ресурсов. Чаще всего это сотрудники/работники. Но в некоторых задачах может быть задействован материал или какое-нибудь оборудование.
Несколько слов о базовых функциях
Перед тем, как найти аналог MS Project, стоит рассмотреть соответствующее приложение более подробно. Связано это с тем, что операционная система Windows до сих пор является одной из самых распространенных. Его ПО, особенно Office, подходит для планирования задач и офисной работы.
Создание разработки
Планировщик задач – программа, которая позволяет следить за ходом выполнения различных операций и разработок. Первая ее базовая функция – это создание нового проекта.
Можно начать новую задачу или открыть ее через Excel. В первом случае предварительно требуется составить список задач, а затем добавить их на имеющуюся временную шкалу.
Внимание: интерфейс здесь, как и сам процесс, напоминает создание нового документа в Excel или Word.
Установка задач
MS Project предлагает разделять всю работу на конкретные действия. Каждую манипуляцию требуется внести в общий план. Для реализации поставленной задачи требуется дважды кликнуть по той или иной ячейке в таблице. Далее на экране появится специальное диалоговое окно. В нем просто прописываются параметры:
- название;
- тип управление – автоматическое или ручное;
- начало и конец;
- степень завершенности (в процентах);
- длительность;
- приоритеты.
Назначение ресурсов и внесение заметок осуществляется через дополнительные параметры. Приложение позволяет манипулировать поставленными целями через панель со свойствами и инструментами. Она расположена в верхней части экрана пользователя. Если навести курсор на отдельные элементы, могут возникнуть интерактивные подсказки. Оные придуманы для того, чтобы очень быстро освоиться в функционале.
Диаграмма проекта
Ведение разработок – ответственная задача, которая ложится на плечи менеджеров. Представлять цель можно не только в виде таблиц. Рассматриваемое приложение позволяет составлять график (диаграмму).
Соответствующий элемент помогает присваивать приоритеты, а также создавать разного рода связи между оными. Чтобы справиться с делом, потребуется дважды кликнуть по контекстному меню. Далее во вкладке общих параметров выбрать раздел «Приоритет». В ней предлагается присвоить значение, отражающее уровень значимости.
На вкладке «Предшественники» указываются связи между составляющими «таблицы». Прописываются в порядке очереди. По мере реализации проекта подобные приемы помогают рационально использовать имеющиеся ресурсы.
Критический путь
Ведение тайм-менеджмента – ответственная задача, с которой не всегда легко справляться. Бывает так, что некоторые последовательности в задуманном влияют на сроки завершения всего проекта. Такой вариант носит название «критический путь». Представлен цепочкой задач, от своевременного решения которых зависит окончание всей работы в срок с успехом.
Когда какой-то этап критического пути будет выполняться с опозданием, намеченная дата «конца» переносится. Для того, чтобы увидеть последовательность задач, влияющих на сроки, потребуется:
- Запустить MS Project.
- Переключиться в раздел «Вид».
- Открыть «Диаграмма Ганта».
- Щелкнуть по элементу управления с надписью «Формат».
- Поставить отметку около подписи «Критические задачи».
Для планирования проектного времени подобные связи очень важны. Рассматриваемая программа позволит без существенных трудностей отслеживать оные.
Работа с шаблонами
MS Project поддерживает работу с шаблонами. Сохраняет оные в виде диаграмм Ганта. За счет подобного приема удается значительно уменьшить время на планирование в будущем.
Шаблоны будут отображаться на главном экране MS Project. Изначально приложение предлагает на выбор готовые образцы и планы. Но при желании можно сконструировать собственную структуру, задействовав существующую документацию или таблицы Excel.
Внедрение и управление
MS Project можно интегрировать и использовать для планирования по разным методологиям управления проектами:
- Agile;
- WaterFall;
- Scrum.
И это – только начало. Для постановки и решения разного рода дел для команды или конкретного пользователя рассматриваемая утилита отлично подходит. Особенно тем, кто уже долгое время работает с «офисом».
После того, как составлен план и назначены ресурсы, а также установлено время реализации и последовательность, можно браться за непосредственный management. Эти рекомендации помогут успешно манипулировать делами:
- Составлять расписание и реализовывать зависимости лучше посредством номеров задач-предшественниц.
- Структурные задачи рекомендуется свести к минимуму. Их наличие способно запутать пользователя.
- Каждому элементу необходимо назначать единственного исполнителя. Данный прием поможет избежать путаницы.
Можно создавать совершенно разные планировщики. На первых порах программа запускает приблизительное распределение ресурсных возможностей. Далее приложение поможет отыскать и создавать баланс. Совместная работа над конкретными целями, а также отслеживание возможных проблем – путь к быстрому успеху.
Для назначения ответственного лица требуется:
- Дважды кликнуть по контекстному меню в утилите.
- Перейти в «Ресурсы».
- Прописать исполнителя. Можно указать конкретных, уже имеющихся сотрудников команды.
Теперь предстоит взяться за минимизирование сроков воплощения в жизнь. Для этого предстоит назначить иных исполнителей или провести перевод задач на следующие этапы. Далее рекомендуется оценить, какие трудности не исключены в процессе каждого шага. На такие случаи стоит заложить дополнительное время (хотя бы примерное) – то, сколько потребуется на устранение «неполадки».
Через «Проджект» очень удобно манипулировать проектом. Он поможет стать хорошим менеджером. Но это – только одна из возможных утилит. Их очень много. Далее будут рассмотрены аналоги и конкуренты.
GanttPro
На основе изученных данных следует вывод – планировщики делают любое дело проще. Могут использоваться как мелкой компанией, так и крупным предприятием для достижения тех или иных целей.
Кроме рассмотренного варианта есть интересный аналог – GanttPro. Работает бесплатно в режиме реального времени (online). Представлена диаграммой Ганта для профессионального управления проектами.
Преимущества
GanttPro позволит сделать планирование более простым, удобным и привлекательным. Предусматривает:
- понятный на интуитивном уровне интерфейс;
- высокий уровень доступности;
- приятный дизайн.
GanttPro – утилита для выполнения задач любой сложности. Ежедневник, планировщик, обладающий весьма мощным функционалом.
Что умеет
Через онлайн диаграмму Ганта можно:
- создавать и назначать задачи;
- отслеживать прогресс;
- реализовывать вехи;
- управлять и создавать связи задач;
- осуществлять управление ресурсами, а также их загрузкой;
- следить за взаимодействием команды сотрудников;
- корректировать стоимость и бюджет;
- отслеживать время, отведенное на соответствующий проект;
- создавать базовый план;
- наслаждаться синхронизацией с Excel, PDF, PNG.
А еще GanttPro позволяет создавать ссылки на план для того, чтобы с ним могли ознакомиться посторонние (третьи) лица.
Продолжение статьи смотрите здесь.
Интересует тематика управления проектами в IT? Огромный выбор современных курсов есть в Otus!
