Управление командами – это не просто задача, а целое искусство. Данная «операция» может пригодиться почти в любой сфере деятельности, включая разработку программных и иных продуктов. Без слаженной работы команды, трудящейся над идеей, ждать успеха ее реализации не приходится.
Чтобы уложиться в бюджет и поставленные сроки, требуется эффективно управлять людьми. Для этого используются различные концепции и методологии. Каждая из них предусматривает не только свои ключевые особенности, но и области применения. Одной из наиболее известных является Канбан.
Сегодня предстоит рассмотреть данную методологию управления более детально. Нужно разобраться, что она собой представляет, какими преимуществами и недостатками обладает, где конкретно применяется. Также необходимо изучить карточки Канбана и иные его «вспомогательные инструменты».
Предложенная ниже информация рассчитана на широкий круг читателей. Она будет полезной не только IT-специалистам и их руководителям, но и работникам совершенно других сфер деятельности. Для обычного человека разобраться в этой методологии управления тоже будет неплохо. Ведь почти любую поставленную задачу, выполняемую командой, можно эффективно разрешить при помощи Канбана.
Определение
Канбан – это система организации работы на производстве. Данная методология появилась в конце 50-х годов в Японии. Мастера, будучи ответственными за разные этапы производства, крепили на общую доску разнообразные карточки. На них были написаны/изображены задачи, которые требуется выполнить.
Сегодня Kanban – это гибкая методология управления, но преимущественно задачами в информационных технологиях. В качестве примера можно привести команду разработки, службы поддержки, а также производство того или иного программного обеспечения.
С помощью соответствующей концепции можно контролировать выполнение задач, а также следить за ходом развития проекта. Все задачи здесь будут представлены в виде карточек на доске. Их очень удобно группировать, перемещать, а также добавлять на них описание. Такая визуализация положительно сказывается на восприятии предстоящих дел всей командой.
Kanban имеет простую и понятную суть – визуализация процесса работы и разделение его на небольшие этапы. У каждой задачи предусматриваются минимум три этапа, протяженных во времени:
- прошлое;
- настоящее;
- будущее.
Они будут полностью соответствовать рабочим процессам: «сделано», «выполняется», «запланировано». Именно с этого можно начать построение системы Kanban в компании.
Зачем нужны доски
Kanban включает в себя различные инструменты и компоненты. Главной составляющей методологии является доска. Она представляет собой обычную доску с карточками и колонками. Карточками выражаются задачи команды, колонками – их статусы.
На Канбан-доске может быть любое количество колонок. Здесь все зависит от того, сколько этапов работы имеют место для решения задачи или производства продукта. Исполнители (работники) должны двигать карточки по колонкам в направлении слева направо. Как только пройден очередной этап выполнения задачи, карточка перемещается в следующую колонку. Так происходит то тех пор, пока карточка не окажется на последней колонке. Там размещаются задачи, которые были завершены.
Каденции и их проведение
В Kanban командные встречи – обязательные мероприятия. Они необходимы для того, чтобы настраивать и улучшать управление задачами и их потоками. Такие встречи носят название «каденции». Слово произошло от английского cadence – «ритм». Командные встречи проводятся регулярно. Они благоприятно сказываются на сохранении рабочего ритма.
Kanban предусматривает семь каденций:
- Ежедневные встречи. Команда распределяет задачи между собой. Во время таких мероприятий выясняется, кто и на каком этапе сейчас находится, нужна ли с чем-нибудь помощь, есть ли какие-то проблемы в плане реализации поставленных целей.
- Обзор рисков. Каденция, проводимая раз в месяц. Во время нее команда обсуждает ошибки, которые возникали в процессе работы. Это позволяет не допускать их в будущем.
- Обзор стратегии. Организовывается раз в квартал. Помогает обсуждать глобальные вопросы. К их числу можно отнести цели и стратегии, а также вопросы улучшения текущих рабочих процессов.
- Обзор предоставления услуг. Каденция, проводимая 2 раза в месяц (или раз в 2 недели). Представляет собой совещание с заказчиками услуг. К их числу относят представителей организаций. Во время подобных встреч обсуждаются результаты работы и их качество.
- Обзор операций. Еще одна ежемесячная каденция. Она проводится менеджерами разных команд. Во время нее ведутся обсуждения о том, как улучшить всю систему управления задачами.
- Пополнение запасов. Еще одна еженедельная каденция команды. Используется для сверки того, сколько задач в работе, а также для оценивания возможности взять новые. Если какая-то из колонок Канбан-доски переполнена, во время встречи члены команды договариваются о методах исправления ситуации. В качестве примера можно привести распределение накопившихся задач между людьми.
- Планирование поставок. Встреча, которая организовывается тогда, когда команда получает в работу новые задачи или поставки. Во время нее оцениваются результаты прошлых задач, а также пересматриваются приоритеты.
Семь отдельных встреч проводить совершенно необязательно. Можно объединять их друг с другом: ежедневные встречи раз в неделю допустимо увеличить, чтобы обсудить во время нее пополнение запасов или другие вопросы.
Правила работы с Канбан-доской
Kanban предусматривает некоторые виды правил для работы с докой. Сами правила у каждой команды будут отличаться. Здесь все зависит от того, какие именно задачи выполняют исполнители, а также от особенностей рабочих процессов.
| Вид правила | Правило |
| Работа с лимитами. Под лимитами понимаются ограничения на количество карточек в колонках. Они для каждой колонки определяются опытным путем, отслеживая метрики. | Если в той или иной колонке лимиты будут превышены, то ресурсы и мощности команды требуется направить на разбор задач в соответствующей колонке. Новые задачи рекомендуется отложить. |
| Приоритетность выполнения. С помощью нее устанавливается очередность работы над имеющимися карточками. | В приоритете окажутся задачи, которые ближе всего находятся к завершению. |
Таблица, представленная выше, позволяет понять, как правильно работать с Канбан-доской. Без этого не получится эффективно распределить командные ресурсы и выполнить поставленные цели в установленные сроки.
Метрики и их отслеживание
Метрики необходимы для оценки эффективности управления потоками. Они также помогают составлять прогнозы по срокам, отведенным для реализации тех или иных задач. Также с помощью метрик удается выяснять, как работает команда, на каких этапах имеются проблемы, что требуется улучшить в процессе достижения главной цели.
К основным метрикам Kanban относят:
- Время поставки от постановки задачи. Позволяет измерять, сколько операция (поставленная небольшая цель) существует до своего завершения. Показывает, сколько всего времени карточка висит на доске до ее переноса в раздел «Готово».
- Время поставки от принятия обязательств. Отражает время активной работы над той или иной операцией. Отсчет осуществляется с момента принятия исполнителем карточки в работу и ее перемещения из колонки «На очереди».
- Пропускная способность. Дает возможность посмотреть, сколько операций завершено за определенный временной промежуток. Эта метрика позволяет оценить влияние одной команды на общие результаты. А еще – определиться, нужно ли со сложившейся ситуацией что-нибудь делать.
- Количество операций в работе. Тут отражаются незавершенные «небольшие дела» в одном статусе (одной колонке). Метрика рассчитывается отдельно для каждого статуса. После этого нужно сравнить ее с допустимыми лимитами. Соответствующий прием позволяет оценить загрузку команды на весь рабочий процесс. Если незавершенные операции постоянно растут или оказываются выше максимально допустимых значений, команды не справляются с нагрузкой. Обычно лимиты в сложившихся обстоятельствах пересматриваются.
- Стоимость задержки. Так выражаются последствия, к которым способны привести задержки выполнения небольших операций. Метрики считаются вручную или при помощи специальных инструментов вроде Jira со встроенными системами формирования отчетов.
Все это позволяет оценивать выполняемую работу по рассматриваемой методологии. Также у небольших операций должны быть так называемые классы обслуживания. Без них добиться максимальной эффективности не представится возможным.
О классах обслуживания
Класс обслуживания – это приоритетность выполнения операций. Они требуются для общего понимания важности (очередности) поставленных целей, записанных в колонки Канбан-доски.
Классы обслуживания должны рассчитываться на основе стоимости задержки. Они могут меняться в процессе работы над задачами.
В Kanban встречаются следующие классы обслуживания:
- ускоренный;
- нематериальный;
- стандартный;
- с фиксированной датой.
Операции ускоренного класса обладают высокой стоимостью задержки. Сюда можно отнести разнообразные штрафы заказчикам.
Операции с фиксированной датой в определенный момент получают высокий приоритет и стоимость задержки. Обычно отсутствие своевременного их выполнения приводит к серьезным последствиям после «дедлайна».
Стандартный класс обслуживания характеризует обычные операции. Их приоритет возрастает со временем. В качестве примера можно привести автора, ведущего блог. Он получает список тем для статей на текущий месяц. Чем ближе его окончание, тем выше приоритет у таких заданий.
Операции с нематериальным классом не имеют стоимости задержки, но они все равно являются необходимыми для выполнения. В качестве примера стоит привести редакцию, в которой не организовано хранение черновиков опубликованных материалов. В какой-то момент файлов станет настолько много, что работать с ними станет проблематично. Тогда организации придется разобрать черновики, а затем придумать оптимальную систему их хранения.
Преимущества и недостатки
Kanban – всего лишь одна из методологий управления. Она имеет как преимущества, так и недостатки. Знать о них необходимо еще до использования соответствующей концепции, чтобы не прогадать с управлением.
К преимуществам Kanban можно отнести:
- Визуализацию рабочих процессов. С помощью карточек можно рассмотреть прогресс и проблемы в движении операций.
- Быструю адаптацию участников проекта. Работу можно начать сразу с тем, что есть. Ничего менять и дорабатывать на первоначальном этапе не придется. А значит разработчики не столкнутся с простоями во время перестройки.
- Множество метрик. С их помощью удается отслеживать, где во время рабочего процесса начались проблемы, а также что именно доставляет хлопоты. Часто удается прийти к неожиданным (а иногда – и нестандартным) выводам.
- Равномерное распределение нагрузки на участников проекта. С помощью Канбан-доски можно увидеть, когда в какой-то из ее колонок стало много карточек. Это сигнализирует о том, что исполнителям требуется помощь или дополнительное время на реализацию операций.
Недостатки в методологии тоже есть. Они выражаются:
- Сложностями с планированием. На начальном этапе внедрения Канбан сложно составлять прогнозы по результатам. Без анализа метрик рассчитать время на реализацию операции не представится возможным.
- Проблемами в общении с заказчиками. Представителям бизнеса и крупных проектов требуются четкие сроки выполнения работы. Именно поэтому заказчики могут не понять прогнозов с вероятностью, рассчитываемые по метрикам и классам обслуживания.
- Отсутствием универсальности. Рассматриваемая методология не подходит компаниям с квартальными отчетами, а также системой жестких KPIs. Она является очень гибкой.
Теперь понятно, с какими плюсами и минусами методологии столкнется команда при взаимодействии по системе Kanban.
Особенности внедрения
Внедрение методологии Канбан – долгий и сложный процесс. Поочередно предстоит познакомить команду с несколькими практиками:
- Сформировать Канбан-доску. Первым шагом является визуализация операций и рабочих процессов.
- Ограничить незавершенные задачи.
- Управлять потоками. Для их равномерности и прогнозируемости необходимо найти и устранить «бутылочные горшки». Так называются места, в которых рабочие процессы замедляются. Для этого используются метрики отслеживания скорости движения операций между статусами.
- Объяснять правила. Они должны быть простыми и понятными для всех участников проекта. Требуется разъяснить, почему у разных статусов на Канбан-доске стоят разные лимиты, что означают классы обслуживания, как они присваиваются задачам.
- Ввести петли обратной связи.
- Улучшать процессы. Канбан предполагает постоянное отслеживание метрик, поиск «бутылочных горлышек», которые могут появляться в тех или иных местах. А еще – плавную корректировку рабочих процессов.
Теперь понятно, что собой представляет Kanban. Лучше изучить методологии управления помогут дистанционные компьютерные курсы.
Хотите освоить современную IT-специальность? Огромный выбор курсов по востребованным IT-направлениям есть в Otus!
