Удаленная работа влечет за собой уникальный комплекс проблем, для решения которых вам понадобится уникальный набор инструментов. В Zapier, где работает более 300 удаленных сотрудников, мы перепробовали все возможные приложения, чтобы понять, что лучше всего работает при удаленной работе.
Ниже приведем виды инструментов для удаленной работы, которые могут вам понадобиться, и выберем лучшие в каждой категории.
- Мобильные хот-споты
- Программное обеспечение для удаленного рабочего стола
- Приложения для групповых чатов
- Программное обеспечение для совместного использования экрана
- Инструменты для записи с экрана
- Приложения для видеоконференций
- Онлайн офисные пакеты
- Облачное хранение данных
- Приложения для составления списков дел
- Программное обеспечение для управления проектами
- Приложения для заметок
- Whiteboard и инструменты для составления интеллект-карт
- Фокус-приложения
- Средства безопасности
- Средства автоматизации
Мобильные хот-споты
Удаленная работа предполагает наличие надежного подключения к Интернету. Если вы работаете преимущественно из домашнего офиса, у вас скорее всего уже есть самый быстрый интернет, какой вы в принципе можете себе позволить (если нет, то это должно быть задачей номер один). Но в дополнение к этому – особенно если в вашей компании есть цифровые кочевники – у каждого члена вашей команды должны быть мобильные хот-споты.
Мобильные хот-споты полезны не только для доступа к интернету при передвижении – они также служат резервным вариантом на случай прекращения электропитания или отключения интернета.
Аппаратные устройства вроде Karma – это карманные Wi-Fi устройства, к которым можно подключаться по беспроводной сети. Устройства обычно стоят от 80 до 150 долларов, с отдельными платами за передачу интернет-данных. В Karma нет платы за активацию, и стоит она относительно недорого – вы можете платить по мере использования, ежемесячная плата составляет 2,95 доллара, а стоимость интернет-данных – не более 10 долларов за ГБ (срок действия данных не истекает). В большинстве случаев это обходится дешевле, по крайней мере на американском рынке, чем альтернативные варианты вроде MiFi, где приходится платить за более дорогой ежемесячный тарифный план. В Zapier мы все используем Verizon Jetpack MiFi, который прекрасно нам подходит, учитывая количество людей на нашем тарифном плане.
Телефон также можно использовать в качестве хот-спота. Данная функция, называемая Personal Hotspot на iOS и Mobile Hotspot на Android, встроена во многие новые телефоны и планшеты на базе iOS и Android ( смотрите в настройках Wireless & networks на Android или Settings на iOS). Просто имейте в виду, что использование телефона в качестве беспроводного модема будет быстрее разряжать его батарею, а ваш оператор беспроводной связи может потребовать от вас приобрести тарифный план для хот-спота (иногда называемый «tethering»), который обычно стоит около 15 долларов в месяц.
Программное обеспечение для удаленного рабочего стола
Приложения для удаленного рабочего стола обеспечивают безопасное подключение к компьютеру в другом месте, что позволяет работать на нем так, как будто вы сидите перед клавиатурой этого компьютера. Это удобный способ для удаленных работников получить доступ к компьютерам, которые находятся в головном офисе или дома у другого удаленного работника. Плюс ко всему, с его помощью можно устранять проблемы, возникающие с электронной почтой ваших родителей, не вставая с дивана.
Если же вы подключаетесь к офисному компьютеру как удаленно работающий сотрудник, ваш ИТ-отдел должен помочь вам настроить удаленный доступ на домашнем компьютере. Программа Remote Desktop от Microsoft встроена в Windows, доступна для загрузки на Mac и отличается простотой использования (чтобы начать удаленную работу на компьютере, достаточно нажать кнопку «подключиться»). Apple предлагает собственную версию под названием Apple Remote Desktop, но она стоит 79,99 доллара.
Среди других вариантов можно назвать TeamViewer, который работает и для удаленного доступа, и для совместного использования экрана практически на любом устройстве, а также Chrome Remote Desktop, работающий в браузере Chrome и требующий всего нескольких кликов для настройки и использования. TeamViewer имеет больше функций, но Chrome Remote Desktop – это, пожалуй, самый простой вариант для удаленного доступа к файлам или быстрого устранения неполадок.
Приложения для групповых чатов
При работе в удаленном режиме вам понадобится возможность общаться с командой асинхронно, вместо того чтобы планировать время для звонка, когда у вас возникнет вопрос. Конечно, можно использовать электронную почту, но это не лучший способ вести нормальный человеческий разговор.
В компании Zapier мы используем Slack, но понимаем, что для разных команд подходят разные приложения. Мы провели собственное исследование, и вот наш выбор лучших приложений для командных чатов:
- Slack
- Microsoft Teams
- Google Chat
- Discord
- Element
Программное обеспечение для совместного использования экрана
Иногда проще показать, чем рассказать. При совместном использовании экрана можно показать другим людям свой рабочий стол, открытые файлы и приложения – и они смогут наблюдать за тем, как вы работаете на своем компьютере. Это означает, что члены виртуальной команды могут, по сути, заглядывать друг другу через плечо, не находясь в одной комнате.
В Slack встроена функция совместного использования экрана – коллеги могут даже делать аннотации к вашему экрану, и это бесспорно правильный выбор, если вы используете Slack для общения. Если вы не пользуетесь Slack или вам нужно другое решение, вот наш список лучших программ для совместного использования экрана:
- Zoom
- Slack
- Google Meet
- Surfly
- CoScreen
Инструменты для записи с экрана
А как быть, если нужно сделать быстрый скриншот или записать свой экран, чтобы отправить его кому-то в асинхронном порядке? Вот тогда и пригодится инструмент для снятия скриншотов. В Zapier мы используем Zappy. Это очень быстрый инструмент, с помощью которого можно делать аннотации прямо на месте, так что нет необходимости возиться со встроенными инструментами компьютера. Мы создали его своими силами, но им может воспользоваться любой желающий.
А если вам нужно что-то другое, то здесь представлен наш список лучших программ для записи экрана:
- Loom
- Camtasia
- OBS
- Movavi Screen Recorder
- Zappy
- ScreenPal
Приложения для видеоконференций
Иногда все же хочется немного поговорить лицом к лицу. Видеозвонки помогут вам почувствовать себя в одной комнате с вашими виртуальными коллегами, а видеть выражение лица и жесты других людей и слышать их голоса – очень полезно для более эффективного ведения беседы.
В Zapier мы используем Zoom, поскольку считаем его надежным для сотен участников видеозвонка или быстрого видеозвонка через Slack. Но мы протестировали десятки приложений, и вот наш выбор лучших приложений для видеоконференций: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex Meetingst, Jitsi.
Онлайн офисные пакеты
За последнее десятилетие офисные пакеты превратились из устанавливаемых программ в подключаемые онлайн-приложения. В Microsoft Office Online (веб-версии Word, Excel, PowerPoint и OneNote) и аналогичном продукте Google G Suite (Docs, Sheets, Slides и др.) можно легко обмениваться файлами с другими пользователями, чтобы они добавляли комментарии или вносили собственные правки – и наблюдать за всем этим в режиме реального времени.
В Zapier мы применяем G Suite, но если ваша команда ориентирована на Microsoft, то можете склониться к Microsoft Office Online.
Облачное хранение данных
Приложение для облачного хранения данных, к которому можно получить доступ с любого устройства, очень важно для удаленной совместной работы. И это совсем не сложно: просто сохраните файл в общей папке, и вы и ваши коллеги мгновенно узнают о последних изменениях.
Вот наш список лучших бесплатных приложений для облачного хранения данных:
- Google Drive
- iCloud
- Dropbox
- Box
- OneDrive
- Jottacloud
- Koofr
- iDrive
- Internxt
- MEGA
Приложения для составления списков дел
Чтобы составить список дел, некоторые используют свой почтовый ящик. Другие используют электронную таблицу. А некоторые по-прежнему полагаются на старую добрую ручку и бумагу. Но в конечном итоге лучшее приложение для ведения списка дел – это то, которое вы действительно будете использовать.
Вот наш выбор лучших приложений для составления списка дел:
- Todoist
- TickTick
- Microsoft To Do
- Apple Reminders
- Things
- Google Tasks
- Any.do
ПО для управления проектами
В списках задач можно отразить только некоторые из них. Для проектов с огромным количеством задач, которые должны быть выполнены в определенном порядке, или с рабочими процессами, требующими более сложного управления временем, следует рассмотреть возможность использования полноценного инструмента управления проектами.
В Zapier чаще всего используется Jira, хотя в некоторых командах – Trello или Airtable, в зависимости от контекста. Но лучше всего найти приложение, которое будет работать именно для вас, поэтому ознакомьтесь с нашей подборкой лучшего программного обеспечения для управления проектами, чтобы понять, какое из них подходит именно вам:
- Trello
- Asana
- ClickUp
- Wrike
- ActiveCollab
- Airtable for building a customized project management app
- Jira
- Height
Приложения для заметок
Приложения для заметок, во многих из которых предусмотрена функция веб-клиппинга, позволяющая быстро сохранить то, что хочется прочитать, помогут вам не загромождать рабочий стол липкими заметками.
Evernote и OneNote от Microsoft – самые популярные, и здесь вы можете прочитать наше мнение о том, в чем они отличаются друг от друга. Кроме того, ознакомьтесь с нашей подборкой лучших приложений для ведения заметок:
- Microsoft OneNote
- Apple Notes
- Google Keep
- Notion
- Obsidian
- Joplin
Онлайн-доски (whiteboard) и инструменты для составления интеллект-карт
Удаленная работа подразумевает мозговой штурм в удаленном режиме. Один из способов проведения такой работы – использование онлайн-доски, способной воссоздать опыт работы с доской в офисе. Вот наш выбор лучших онлайн-досок:
- Miro
- Stormboard
- Mural
- FigJam
Инструменты для составления интеллект-карт могут помочь в проведении виртуальных совместных мозговых штурмов, а также помогают планировать проекты в более наглядной форме. Один из гуру проекта GTD Дэвид Аллен использует интеллект-карты, чтобы с высоты птичьего полета видеть все, что происходит в его жизни. А если вы используете MindMeister, то сможете в несколько кликов превратить свои карты в рабочие задачи по проекту. Вот учебник о том, как создавать интеллект-карты, а здесь мы выбираем лучшие программные обеспечения для создания интеллект-карт.
Фокус-приложения
Тем, кто борется с искушением постоянно проверять электронную почту или посещать сайты, отнимающие массу времени, предлагаются приложения и расширения для браузеров, которые могут временно блокировать определенные сайты и программы или ограничивать время, проведенное за ними. Это очень полезно для того, чтобы не спуститься в кроличью нору Википедии.
Вот несколько инструментов, с помощью которых вы сможете избежать отвлекающих факторов и сохранить сосредоточенность:
- Freedom
- Cold Turkey Blocker
- LeechBlock NG
- RescueTime
- SelfControl
- Session
- one sec
- PawBlock
Среди популярных стратегий сохранения сосредоточенности можно назвать известную технику Pomodoro, которая предполагает сосредоточенную работу в течение 25 минут с 5-минутным перерывом между ними. Для этого можно использовать настоящий кухонный таймер или попробовать одно из наших лучших приложений Pomodoro, в котором есть несколько больше функций, чем в том, что стоит у вас дома на столе.
Средства безопасности
Информационная безопасность далеко не самая интересная тема, но для удаленных сотрудников она так же важна, как и подключение к Интернету, – особенно потому, что часто мы храним деловую информацию на своих ноутбуках и смартфонах. Здесь представлен краткий обзор пяти инструментов безопасности, которые необходимо иметь в наличии.
Шифрование файлов и дисков
Программы шифрования скремблируют (зашифровывают) данные так, что даже если они попадут в чужие руки, злоумышленники не смогут прочитать ваши файлы без ключа или пароля шифрования.
Можно зашифровать весь жесткий диск с помощью инструментов, подобных встроенному в Windows BitLocker (правда, только в версиях Pro и Enterprise) или FileVault в Mac OS X (входит в комплект поставки каждого Mac). Хотя шифрование всего диска обычно более безопасно, тут есть возможность вручную зашифровать папки и файлы на компьютере, в которых хранится конфиденциальная информация. Сюда можно отнести файлы, содержащие личную информацию, например номера счетов или номера социального страхования, или конфиденциальные данные компании, включая имена клиентов и закрытую информацию. Вряд ли кто-то захочет стать тем человеком, который потеряет ноутбук компании с незащищенными файлами и раскроет личную информацию клиентов.
Программа с открытым исходным кодом 7Zip обеспечивает простое сжатие файла или набора файлов и шифрование архива с использованием пароля. Дисковая утилита Mac OS X также может создать зашифрованный образ диска (по сути, папку) с защищенным паролем.
Онлайн резервное копирование (Online Backup)
Советы по созданию резервных копий файлов и обеспечению безопасности паролей, наверное, равносильны тому, если бы ваша мама велела вам сидеть прямо и есть брокколи. Но мама всегда права. Сервис неограниченного резервного копирования Backblaze – это онлайн-программа для резервного копирования, которая стоит всего 6 долларов в месяц за один компьютер. Wirecutter рекомендует этот сервис для резервного копирования в режиме онлайн, и это лучший вариант для большинства людей.
Вот еще несколько вариантов того, как создать резервные копии данных из всех приложений и устройств.
Менеджер паролей
Не проходит и недели после того, как не сообщается об очередном взломе системы безопасности, связанном с кражей паролей, кредитных карт и других конфиденциальных данных. Хакеры становятся все более искусными, нам всем приходится запоминать слишком много паролей, и большинство из нас предпочли бы почистить унитаз, чем снова менять свои пароли. Именно здесь на помощь приходит менеджер паролей. С его помощью можно минимизировать один из самых больших рисков для безопасности – использование одного и того же пароля на нескольких сайтах – путем хранения всех ваших (уникальных) паролей в зашифрованной базе данных, защищенной единственным паролем, который вы должны помнить. Только нужно сделать этот мастер-пароль как можно более длинным и сложным («12345» не подходит).
В Zapier мы используем 1Password, так как это приложение не требует хранить базу данных паролей на чужом сервере – хотя базу данных можно хранить в Dropbox и синхронизировать ее на всех устройствах. Вот некоторые другие варианты лучших менеджеров паролей.
Двухфакторная аутентификация (2FA)
Утечки паролей будут происходить и дальше, но можно добавить дополнительный уровень безопасности, включив двухфакторную аутентификацию во всех сервисах, которые ее предлагают. С помощью двухфакторной аутентификации, даже если кто-то украл ваш пароль, при попытке войти в вашу учетную запись с неизвестного устройства сервис запрашивает подтверждение личности с помощью уникального, случайно сгенерированного кода с устройства или приложения для аутентификации. Ознакомьтесь с сайтами, использующими 2FA, на сайте Twofactorauth.org. По крайней мере можете установить 2FA для своей электронной почты и финансовых счетов.
Подробнее об этом можно узнать в нашем руководстве по двухфакторной аутентификации.
VPN
Каждый раз, когда вы пользуетесь незащищенной сетью – например, бесплатным общественным Wi-Fi в аэропорту или кофейне, – подключайтесь к VPN. Виртуальные частные сети создают зашифрованные туннели для отправки и получения данных, благодаря чему конфиденциальный файл, который вы отправляете в офис (или содержимое веб-страницы, которую вы посещаете), не может быть разнюхан другими. Если не использовать VPN, то украсть чужую информацию удивительно легко даже по воздуху.
Предлагаем к рассмотрению свою точку зрения: Что такое VPN и почему нужно его использовать?
Средства автоматизации
У удаленных работников уже есть преимущество в производительности: нас меньше отвлекают от работы в офисе, и мы можем избежать ненужных личных встреч. Автоматизация выводит производительность на новый уровень. Избавьтесь от повторяющихся задач или делегируйте небольшие задания другим, и вы сохраните силы для более важных дел, которые самым лучшим образом можете делать только вы.
Инструменты расширения текста обеспечивают автозаполнение часто вводимых фраз, таких как обычные ответы на электронные письма или фрагменты кода. Они также могут быстро вставлять данные, например текущую дату и время, и автоматически исправлять опечатки, тем самым экономя время, затрачиваемое на набор текста (и ваши запястья). Сотрудники Zapier используют их и в творческих целях, что позволяет им быть более уверенными в себе или помогает им в онлайн-знакомствах.
Оригинал: zapier.com
